Tabla de Responsabilidades por Función de Scaling Up (FACe)

FACe es una herramienta desarrollada por Verne Harnish, autor de "Scaling Up". Está diseñada para asignar accountability en las funciones críticas de una empresa. A diferencia de otros modelos que se enfocan en los puestos o títulos, el FACe se centra en las funciones que deben cumplirse para asegurar el éxito y crecimiento del negocio. Esta distinción permite a las empresas enfocarse en las tareas y responsabilidades que realmente impulsan los resultados.

Origen y Filosofía del FACe

Verne Harnish, fundador de Entrepreneurs' Organization (EO) y autor de "Scaling Up: How a Few Companies Make It...and Why the Rest Don’t", creó el FACe como parte de su enfoque integral para el crecimiento empresarial. Harnish sostiene que el crecimiento exitoso de una empresa no solo depende de una gran estrategia o producto, sino también de tener a las personas adecuadas en los roles adecuados, desempeñando las funciones correctas. El FACe es una manifestación práctica de esta filosofía, ayudando a las empresas a estructurar su equipo de liderazgo de manera efectiva.

Elementos Clave del FACe

1. Identificación de Funciones: El primer paso en el FACe es listar todas las funciones esenciales que necesita tu empresa. Estas pueden variar dependiendo del tipo de industria, pero típicamente incluyen áreas como ventas, marketing, operaciones, finanzas, y recursos humanos. Es fundamental comprender que estas funciones no corresponden necesariamente a los títulos de los puestos, sino a las actividades y responsabilidades que cada función implica. Por ejemplo, en lugar de "Gerente de Ventas", la función podría ser "Generación de Leads". Esto permite una mayor flexibilidad y claridad en la distribución de responsabilidades.

2. Asignación de Responsables: Una vez identificadas las funciones, se asigna a una persona responsable (accountable) por cada una de ellas. Al utilizar FACe, es crucial que solo haya una persona accountable por cada función para evitar confusiones y garantizar que haya claridad en quién tiene la última palabra en cada área. Esta persona será la encargada de monitorear, reportar y, en última instancia, garantizar el desempeño de su función.

3. Definición de KPIs: Cada función debe tener de 1 a 3 indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan medir su éxito. Estos KPIs son esenciales para evaluar el desempeño de la función y deben ser claros, específicos y medibles. Por ejemplo, para la función de "Generación de Leads", un KPI podría ser "Número de leads generados mensualmente".

4. Metas y Resultados: Finalmente, el FACe incluye una columna donde se capturan los resultados esperados para cada función. Aquí se especifican los objetivos cuantificables que se deben alcanzar, como metas de ingresos, reducción de costos o mejora en la satisfacción del cliente. Este paso permite al equipo de liderazgo ver claramente qué se espera de cada función y cómo cada una contribuye al éxito general de la organización.

Implementación y Obstáculos del FACe y cómo superarlos

La implementación del FACe debe ser un esfuerzo colaborativo donde todos los miembros del equipo de liderazgo participen y estén de acuerdo con las asignaciones de funciones y responsables. Al completar la tabla, es posible identificar brechas en responsabilidades, sobrecargas en algunos miembros del equipo y áreas que necesitan atención adicional.

Sin embargo debemos tener en cuenta que la implementación de FACe como herramienta puede llevar consigo algunos obstáculos, a continuación te explicamos cómo superarlos:

1. Resistencia al Cambio

Desafío: Los empleados y líderes pueden mostrar resistencia a la adopción de nuevos procesos y herramientas, especialmente si están acostumbrados a una manera diferente de operar.

Solución: Es crucial comunicar claramente los beneficios del FACe a todo el equipo. Realiza talleres y sesiones informativas para explicar cómo esta herramienta puede mejorar la eficiencia y la claridad en sus roles y responsabilidades. Involucrar al equipo en la creación y revisión del FACe puede aumentar su aceptación y compromiso.

2. Identificación de Funciones Críticas

Desafío: Puede ser difícil identificar todas las funciones críticas necesarias para el crecimiento de la empresa, especialmente en organizaciones grandes y complejas.

Solución: Realiza una evaluación exhaustiva de las operaciones y consulta con líderes de diferentes departamentos para asegurarte de que todas las funciones esenciales están identificadas. Considera utilizar auditorías internas y análisis de procesos para descubrir áreas que puedan haberse pasado por alto.

3. Asignación Clara de Responsabilidades

Desafío: Asignar responsabilidades claras puede ser complicado si existen ambigüedades sobre quién debería ser accountable por ciertas funciones.

Solución: Utiliza una matriz de asignación de responsabilidades (RACI) para aclarar quién es Responsible (Responsable), Accountable (Asegura el cumplimiento), Consulted (Consultado) e Informed (Informado) para cada función. Esto ayuda a eliminar la confusión y asegura que cada función tenga un único responsable.

4. Monitoreo y Seguimiento de KPIs

Desafío: Definir y monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPIs) adecuados para cada función puede ser un proceso complejo.

Solución: Establece KPIs específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo (SMART). Utiliza herramientas de seguimiento y software de gestión de proyectos para monitorear el progreso de manera continua. Realiza reuniones regulares para revisar los KPIs y ajustar las estrategias según sea necesario.

5. Adaptación Continua

Desafío: Las funciones y responsabilidades pueden cambiar con el tiempo a medida que la empresa crece y evoluciona.

Solución: Implementa revisiones periódicas del FACe para asegurarte de que sigue siendo relevante y efectivo. Establece un proceso para actualizar la tabla regularmente en función de los cambios en la estructura organizacional, objetivos estratégicos y mercado.

6. Fomentar una Cultura de Accountability

Desafío: Crear una cultura donde la accountability sea un valor fundamental puede ser difícil si no ha sido una prioridad en el pasado.

Solución: Lidera con el ejemplo y asegura que los líderes de la empresa adopten y practiquen accountability en sus funciones. Reconoce y recompensa el comportamiento que demuestra un alto nivel de responsabilidad y transparencia. Proporciona formación y desarrollo continuo para fomentar estas competencias entre todos los empleados.

Preguntas Clave para Evaluar el FACe

• ¿Hay más de una persona accountable por una misma función? Debe evitarse para prevenir confusión y duplicación de esfuerzos.
• ¿Hay una persona en demasiadas funciones? Esto puede indicar sobrecarga y potenciales áreas donde se necesita más apoyo.
• ¿Hay funciones sin ningún responsable? Estas son áreas de riesgo que necesitan ser abordadas de inmediato.
• ¿Está el equipo contento con los responsables asignados? Es crucial tener a las personas adecuadas en las funciones adecuadas para asegurar el éxito. 

Diferencia entre Accountability, Responsabilidad y Autoridad

• Accountability: Se refiere a la persona encargada de monitorear y reportar el progreso de una función. No necesariamente toman todas las decisiones, pero son responsables de comunicar problemas y avances.
• Responsabilidad: Es la capacidad de responder proactivamente y apoyar en la resolución de problemas dentro de la función.
• Autoridad: Es el poder de tomar decisiones finales dentro de una función específica.

Implementar FACe de Scaling Up en tu empresa puede ser una estrategia transformadora. No solo ayuda a identificar problemas y evitar sobrecargas de trabajo, sino que también garantiza que cada miembro del equipo de liderazgo está enfocado en las actividades cruciales para el crecimiento que busca tu empresa. Esta herramienta permite una clara asignación de responsabilidades y funciones, promoviendo una mayor eficiencia y colaboración. Al asegurar que cada función esencial esté cubierta y monitoreada adecuadamente, FACe contribuye a un crecimiento sostenible y a un mejor desempeño general de la empresa.