Tips para dirigir una sesión de planeación estratégica

Si estás comenzando a pensar en tu sesión de planeación estratégica para el año entrante, estos 12 consejos pueden ayudarte a crear el mejor plan posible para tu organización.

1. Previamente enviar un email a los asistentes

Programar una reunión implica mucho más que hacer una lista de asistentes. En una planeación estratégica, es crucial comunicarte con las personas que atenderán la reunión con al menos 2 semanas de anticipación. Aclárales el propósito y los objetivos de la sesión de planeación estratégica, compárteles la agenda y los puntos relevantes que serán abordados. Ten en cuenta que, aunque con semanas de anticipación, muchos no llegarán preparados, por lo que difundir información de apoyo previamente es clave para el éxito de la planeación estratégica.

2. Ten lista toda la información necesaria que sea posible

En una planeación estratégica, esto significa comunicar el plan estratégico actual de la empresa e información sobre su estado: métricas, feedback de clientes, estados financieros, comentarios de colaboradores, y la situación con los proveedores. El objetivo de esto es tener información relevante que permita tomar decisiones significativas durante la sesión de planeación estratégica. Debe ser una imagen amplia de la organización, con una vista de 360 grados, para determinar áreas de mejora.

Tener esta información clara y al alcance ayudará a los participantes de la planeación estratégica a prepararse y comenzar con una mente clara y consciente de la situación actual de la empresa.

3. Conoce tu rol como líder

Al momento de facilitar una planeación estratégica, debes tener en cuenta distintos aspectos a implementar. Recuerda que tu rol en la sesión de planeación estratégica es vital. Es tu responsabilidad delegar y empoderar al equipo, hacer buen y efectivo uso del tiempo, mantener la discusión activa, facilitar la toma de decisiones, ser claro y paciente.

Debemos tomar en cuenta que, al momento de dirigir una sesión de planeación estratégica, no será tan sencillo participar activamente en la discusión como lo harían los participantes. Parte de delegar y empoderar es considerar la posibilidad de que otros miembros del equipo dirijan partes específicas de la agenda para que puedas sentarte y contribuir.

4. Pregunta lo que se deba preguntar

No hay que tener miedo a hacer preguntas durante una planeación estratégica. Al contrario, esto llevará a un buen desarrollo de la sesión, aclarará dudas, generará nuevas ideas y pondrá al equipo a reflexionar sobre qué deben empezar a hacer, qué deben continuar y qué tiene que dejarse de hacer. Estas preguntas son clave para comprometerse a un plan de acción en la planeación estratégica.

5. Concéntrate en lo que mueve la aguja

Identifica las estrategias que harán que la empresa avance significativamente. En una sesión de planeación estratégica, es crucial enfocar los esfuerzos en aquellas acciones que, si se llevan a cabo de manera adecuada, impulsarán el crecimiento de la organización. Esto podría ser tu BHAG (Big Hairy Audacious Goal) o alguna otra estrategia clave.

6. Ayuda al equipo a tomar decisiones

Durante una planeación estratégica, es importante guiar al equipo hacia decisiones acertadas. Utiliza patrones, tendencias, herramientas y actividades para que las decisiones sean las más probables y efectivas dentro del contexto de la sesión de planeación estratégica.

7. Permite una discusión saludable

Es realmente difícil dirigir una sesión de planeación estratégica sin completa honestidad. El equipo debe sentirse cómodo participando en debates constructivos. La confianza es fundamental para permitir una discusión abierta y productiva en una sesión de planeación estratégica. Los participantes deben abordar los hechos con sinceridad, enfrentarse a diferentes opiniones sin temor a ofender, y contribuir a la conversación sin violar las políticas de la compañía.

8. Realiza planes flexibles

Una organización flexible es capaz de adaptarse a cambios en su entorno, y esto es especialmente importante durante la planeación estratégica. Un buen plan estratégico debe evitar la rigidez y optar por la flexibilidad, para poder cambiar aspectos del plan según las circunstancias. La flexibilidad es clave para asegurar que la planeación estratégica se ajuste a las necesidades del momento.

9. Mantén todo claro y simple

En la planeación estratégica, es esencial estructurar la estrategia de manera sencilla. Todos los asistentes a la sesión deben hablar un lenguaje común y entender claramente los objetivos de la empresa y las acciones que se tomarán. La claridad y simplicidad en la planeación estratégica facilitan la comprensión y la ejecución del plan.

10. Resume

Al final de la sesión de planeación estratégica, dedica aproximadamente 10 minutos a resumir lo discutido. Debe quedar clara la misión, las acciones que se llevarán a cabo, el plan a implementar, y los presupuestos. Además, es importante definir cuándo se realizará la próxima reunión de seguimiento para la planeación estratégica.

11. Comunica el plan a todo el equipo

La comunicación es clave en una planeación estratégica. Debes asegurarte de que la información conversada en la sesión sea entendida por todos los miembros de la organización, no solo por los líderes que estuvieron presentes. El plan debe capturar la esencia de lo discutido y presentarse de manera clara y concisa para que todo el equipo lo comprenda y lo ejecute.

12. Contrata un facilitador externo

Si es posible, contrata un facilitador externo para tu planeación estratégica. Un facilitador imparcial puede aportar objetividad, experiencia en resolución de conflictos y documentación de la sesión.

Si no puedes contratar un facilitador, existen muchas herramientas y metodologías que pueden apoyarte en la dirección de una sesión de planeación estratégica, pero si necesitas apoyo, en ALLAGIS podemos proporcionarlo con coaches certificados en metodologías como Scaling Up.

Puedes revisar el perfil de nuestros coaches aquí o agendar una llamada.