Como hacer una Planeación Estratégica

Cuando hablamos de planeación estratégica, debemos pensar en dos actividades distintas: pensamiento estratégico y planificación de la ejecución. El pensamiento estratégico requiere que los líderes tengan una reunión semanal en donde se discutan algunos asuntos estratégicos. Ahora, la planificación de la ejecución requiere un equipo más grande y comprometido para implementar la estrategia. 

Si queremos que todos estén en la misma página, debemos contar con nuestro Plan Estratégico en una Página (OPSP). El Plan Estratégico en una Página (OPSP), de Scaling Up, evidencia el pensamiento estratégico que hemos tenido, pero si estamos hablando de estrategia es necesario que nos preguntemos lo siguiente:  ¿Podemos estructurar nuestra estrategia de una forma sencilla? ¿La dirección de nuestra estrategia es hacia un crecimiento sostenible?   

El Plan Estratégico en una Página, de Scaling Up, abarca lo siguiente: 

Core

• Valores: ¿Cuáles son esas cosas que podemos hacer y que no podemos hacer? ¿Cuáles son esos comportamientos esperados que están dentro de la organización? ¿Qué es lo que la empresa valora en nuestras acciones?  
• Propósito: ¿Para qué existo? ¿Qué diferencia estoy haciendo en el mundo, o tal vez en mi comunidad?

Estrategia

• BHAG: Establecemos una meta a largo plazo retadora y medible que nos da la dirección de hacia dónde queremos ir.  
• Profit per X: Es ese motor económico, y la manera de rentabilizar el negocio.  
• Largo plazo (3-5 años): Debemos tener claro cuál es nuestro sandbox,  el territorio en el que vamos a participar, la caja de arena. Aquí se decide quién es nuestro cliente, qué productos y servicios vamos a ofrecer en los próximos 3-5 años.  
• Promesa de marca: Debe ser medible y ser algo que podamos cumplirle a nuestro cliente. Es la entrega que harás en tu producto/servicio, y el cliente dirá si se ha cumplido o no.

Ejecución

• Plan de 1 año: Incluye las metas financieras y las prioridades, las cuales son iniciativas clave que nos acercan al plan de 3 años. No debemos olvidar los números críticos.  
• Plan trimestral: Debemos definir cuáles son las metas financieras para los próximos 90 días, cuáles son las prioridades que vamos a tener para trabajar en los próximos 90 días que ayudarán y alimentarán al plan de un año. No debemos olvidar los números críticos.  
• Tema: La manera en la que vamos a comunicar el plan, cuando ya tenemos definido nuestro largo plazo, plan de 3 años, plan de un año y plan de trimestre: ¿Cómo lo vamos a hacer llegar al resto de la organización?   
• Plan individual: Es el plan individual de cada uno de los miembros de la organización. Todos los miembros de la organización cuentan con KPIs que miden el día a día, cómo están haciendo el trabajo para el que fueron contratados. Es importante que sus prioridades individuales de los próximos 90 días estén alineadas al plan trimestral de la empresa, o que sirvan para poder lograr las metas y KPIs que tienen proyectadas en su plan individual.   
• En este Plan Estratégico en una Página, de Scaling Up, podremos establecer el futuro de nuestra organización. Es básicamente una estructura que detalla la visión corporativa, un lenguaje común con el que se expresa esa visión y una rutina bien desarrollada para mantener la visión actual.

Fase 1 de la planeación estratégica exitosa: Preparación y Pretrabajo

En esta etapa inicial de la planeación estratégica, se dedica tiempo y esfuerzo a la formación de un equipo estratégico competente y comprometido. Se seleccionan cuidadosamente a los miembros del equipo, considerando su experiencia, conocimientos y habilidades complementarias. Además, se elige con atención el momento y el lugar para llevar a cabo el proceso estratégico, asegurándose de que sea conveniente y propicio para la colaboración efectiva.

Un aspecto crucial en esta fase es la preparación meticulosa de la documentación necesaria y la adquisición de las herramientas pertinentes para facilitar el proceso de pensamiento estratégico. Esto puede incluir la recopilación de datos relevantes sobre el desempeño pasado y las tendencias del mercado, así como la elaboración de materiales de referencia como informes financieros, análisis de la competencia y resúmenes de investigación sectorial.

La comunicación clara y efectiva también desempeña un papel fundamental en esta etapa. Se establece una agenda detallada para el evento estratégico, asegurándose de que todos los participantes comprendan claramente los objetivos y el plan de acción. La transparencia en cuanto a las expectativas y el propósito del proceso ayuda a fomentar la participación activa y el compromiso de todos los miembros del equipo.

Fase 2 de la planeación estratégica exitosa: Proceso de pensamiento estratégico y planear la ejecución

Durante el proceso de pensamiento estratégico, se lleva a cabo un evento de varios días que reúne a los líderes y expertos relevantes de la organización. Este evento está diseñado para promover un ambiente de colaboración y creatividad, donde se pueda discutir abiertamente la situación actual y futura de la empresa.

Se inicia el proceso revisando y reafirmando los valores fundamentales de la organización, así como su propósito y visión a largo plazo. A partir de ahí, se establecen metas y objetivos claros, tanto a largo plazo como a corto plazo, que reflejen la dirección estratégica deseada.

Durante estas discusiones, se exploran activamente las oportunidades y desafíos que enfrenta la organización, así como las posibles estrategias para abordarlos. Se fomenta el intercambio de ideas y perspectivas diversas, con el objetivo de identificar soluciones innovadoras y viables.

Una vez establecido el plan estratégico, se procede a su comunicación a toda la organización. Se asegura de que todos los miembros comprendan claramente los objetivos, las estrategias y las responsabilidades asociadas con la ejecución del plan. Se establecen sistemas de seguimiento y evaluación para monitorear el progreso y realizar ajustes según sea necesario.

Fase 3 de la planeación estratégica exitosa: Comunicar y alinear

En esta etapa final de la planeación estratégica, se enfoca en comunicar el plan estratégico de manera efectiva a toda la organización y en garantizar su alineación con los objetivos y valores de la empresa. Se utilizan diversos canales de comunicación, como reuniones, presentaciones, correos electrónicos y materiales impresos, para llegar a todos los niveles de la organización.

Se enfatiza la importancia de la participación y el compromiso de todos los miembros de la organización en la ejecución del plan estratégico. Se establecen métricas claras para medir el progreso y se fomenta una cultura de responsabilidad y rendición de cuentas.

Además, se promueve la colaboración y el trabajo en equipo en todos los niveles de la organización, con el objetivo de aprovechar al máximo el talento y la experiencia de todos los empleados. Se brinda apoyo y recursos adicionales a los equipos y departamentos según sea necesario, para garantizar que puedan cumplir con sus objetivos y contribuir al crecimiento general de la organización.

Tips para lograr una planeación estratégica exitosa

• Limita el Tamaño del Grupo: Reducir el número de participantes en las sesiones para mejorar la eficacia y el enfoque.  
• Haz de la Estrategia un Hábito: Mantener una práctica constante de trabajo en el plan estratégico para una implementación coherente y exitosa.  
• Evalúa las Capacidades: Identificar y priorizar las capacidades clave necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.  
• Sigue el Orden de la Agenda: Mantenerse fiel a la agenda establecida para mantener el enfoque y optimizar el tiempo de la sesión.  
• Toma Notas: Designar a alguien para registrar los elementos importantes y las decisiones tomadas durante la sesión de planeación estratégica.  
• Implementa Icebreakers: Introducir actividades para estimular la participación y el flujo de ideas en el equipo.  
• Fomenta la Participación: Adaptar enfoques para garantizar que todos los miembros se sientan cómodos contribuyendo con sus opiniones y comentarios.  
• Apóyate con Elementos Visuales: Utilizar herramientas visuales para mejorar la comprensión y la participación de los participantes.  
• Establece Reglas al Principio: Definir normas claras para mantener un ambiente de trabajo productivo y respetuoso durante la sesión.  
• Confía en el Proceso y Disfrútalo: Mantener una actitud positiva y receptiva hacia los cambios, confiando en el proceso de planificación estratégica.

Errores que debes evitar para que tu planeación estratégica sea exitosa

• Llegar tarde.
• Permitir que alguien domine por completo la sesión.
• Esperar voluntarios en lugar de elegir a los participantes.
• Invitar a personas incorrectas.
• Ver todo de forma exclusivamente positiva.
• Pelear por los números y detalles irrelevantes.
• Tolerar que los líderes lleguen desprevenidos.
• Tomar el feedback de manera personal.
• No tomar recesos durante la sesión.
• No aceptar ideas de manera abierta y respetuosa 

Para asegurar una planeación estratégica exitosa, es crucial adoptar una metodología sólida y contar con la guía de un coach certificado. El acompañamiento de un profesional capacitado puede marcar la diferencia al brindar estructura, enfoque y un conjunto de herramientas probadas para maximizar el potencial de tu equipo y llevar a tu empresa hacia el crecimiento sostenible. Recuerda, la inversión en un proceso de planificación estratégica bien diseñado y ejecutado puede ser la clave para alcanzar tus metas y asegurar un futuro próspero para tu empresa.

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