Crecer delegando: el sistema de Dan Sullivan para el CEO

En una frase: una empresa crece hasta donde llega el tiempo que su CEO dedica a lo que solo él puede hacer. Dan Sullivan lo resuelve con dos herramientas, la Habilidad Única y el sistema de tiempo de Free, Buffer y Focus Days, y Scaling Up le suma la estructura para delegar: la tabla FACe.

En casi todas las empresas en crecimiento se repite un patrón: el CEO termina operando en lugar de dirigir. Lo urgente se come lo importante y el día a día se come el futuro. Parece inofensivo, y limita el crecimiento más que cualquier competidor.

Dan Sullivan, fundador de Strategic Coach, lleva décadas trabajando este problema con emprendedores. Su respuesta tiene dos conceptos que, cruzados con Scaling Up, cambian la forma en que trabaja un CEO.

La Habilidad Única: donde el CEO aporta más valor

Strategic Coach define la Habilidad Única (Unique Ability) por cuatro cualidades que se dan a la vez:

• Habilidad superior: produces resultados sobresalientes y otros dependen de ella.
• Pasión: te encanta hacerla, muchas veces desde antes de que te pagaran por ello.
• Energía: te recarga a ti y a quienes te rodean.
• Mejora sin fin: ya eres excepcional en ella y sigues encontrando cómo mejorar.

Fuente: Strategic Coach, "The Four Qualities of Unique Ability". Es la misma definición que usamos en el post de Habilidad Única.

Para algunos CEOs es diseñar el futuro del negocio. Para otros es crear alianzas, atraer talento de alto nivel, cerrar las ventas grandes o resolver problemas que pocos ven.

Hay cosas que solo tú puedes hacer y cosas que alguien más puede hacer. La empresa crece cuando haces más de las primeras y menos de las segundas.

El sistema de tiempo de Dan Sullivan: Free, Buffer y Focus Days

Sullivan propone organizar el calendario en tres tipos de días.

Free Days: días sin trabajo

Son días completos de descanso, sin correos ni llamadas de la empresa. Funcionan como herramienta de productividad: el CEO recarga energía y vuelve a decidir con la cabeza clara. Un CEO agotado piensa peor, decide peor y dirige peor.

Buffer Days: días de preparación

Aquí vive todo lo que estorba. Se limpian pendientes, se organiza la agenda, se delega, se preparan reuniones y se deja todo listo para pensar y ejecutar. El error más común es intentar tener Focus Days sin Buffer Days, como correr un maratón sin calentar.

Focus Days: los días que hacen crecer la empresa

Son días dedicados a la Habilidad Única: decisiones estratégicas, ventas clave, relaciones cruciales, pensamiento profundo y las prioridades del trimestre. En estos días cada hora tiene un efecto desproporcionado sobre la empresa.

Delegar es una responsabilidad del CEO

Para que un CEO trabaje en su Habilidad Única, tiene que delegar todo lo que queda fuera de ella. En Scaling Up delegar significa construir estructura, y la herramienta es la tabla FACe (Function Accountability Chart, tabla de responsabilidades por función). Con ella el equipo responde:

• Qué funciones necesita la empresa hoy, en un año y en tres años.
• Quién es el único dueño de cada función.
• Desde qué Habilidad Única opera cada persona.
• Qué funciones están vacías o tienen al CEO como dueño por default.

Un error frecuente es contratar generalistas para cubrir huecos indefinidos. Proponemos lo contrario: si necesitas finanzas, contrata a alguien cuya Habilidad Única sean las finanzas que tu empresa pide; si necesitas cerrar ventas grandes, a alguien cuya Habilidad Única sea esa.

Temple Lifestyle: el CEO que soltó sombreros y creció 34% en un año

Chris Magnone cofundó en 2008 Temple Lifestyle, una empresa de Montreal que desarrolla y distribuye bebidas, entre ellas el agua de coco Thirsty Buddha. Con 14 personas, Magnone seguía usando muchos sombreros mucho después de que eso ayudara a crecer. Su coach, Les Rubenovitch, le preguntó si tenía un clon.

A partir de noviembre de 2015 la empresa adoptó Scaling Up. El equipo llenó la tabla FACe para ver quién era dueño de cada función clave y dónde había huecos. Crearon un equipo ejecutivo de cinco personas y le pasaron las responsabilidades que cargaba Magnone. Sumaron KPIs claros y reuniones diarias y semanales.

Los ingresos pasaron de 2.5 millones de dólares en 2013 a 4.1 millones en 2014 y 5.5 millones en 2015, un 34% de crecimiento en un año, con la empresa rentable. Fuente: "How A CEO Stopped Trying To Do Too Much, And Unleashed His Team's Power", scalingup.com (2016).

Así lo trabajamos en ALLAGIS: el rol del CEO se vuelve más estrecho y más profundo

Cuando la empresa es pequeña, el CEO hace de todo, y está bien. Al crecer, su rol tiene que volverse más estrecho y más profundo. En Scaling Up el CEO dedica cada vez más tiempo a las 4 Decisiones (Personas, Estrategia, Ejecución y Efectivo) y a los 4 trabajos del CEO, y cada vez menos a lo táctico.

En las sesiones de planeación pedimos al CEO que ponga su nombre en la tabla FACe solo donde sea dueño de verdad. Casi siempre aparece en más funciones de las que puede sostener, y esa lista se vuelve el plan de delegación del trimestre. Las prioridades trimestrales del CEO van en Focus Days, agendados antes que cualquier otra cosa.

Lo que puedes hacer el lunes

1. Identifica tu Habilidad Única. Haz una lista de todo lo que hiciste la semana pasada y marca lo que cumple las cuatro cualidades.
2. Clasifica tu calendario. Cuenta cuántos Free, Buffer y Focus Days tuviste en las últimas cuatro semanas.
3. Delega una función completa. Elige en la tabla FACe una función donde tu nombre aparece por default y nombra a su nuevo dueño con fecha.

Sigue profundizando

• La Habilidad Única de Dan Sullivan
• Qué es una empresa autogestionable y las 3 barreras del crecimiento
• La tabla de responsabilidades por función (FACe)
• La Decisión de Personas y las 4 Decisiones de Scaling Up

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José Muñoz, fundador de ALLAGIS y Senior Coach de Scaling Up.