Resumen de la Visión: cómo comunicar el plan estratégico a tu equipo

En una frase: el Resumen de la Visión es la versión del Plan Estratégico en una Página que se comparte con toda la empresa: en una hoja junta el Core, las prioridades y los KPIs, para que cada persona sepa hacia dónde va la empresa y qué le toca a ella esta semana.

El equipo de liderazgo sale de la planeación anual con un plan claro. Dos semanas después, en la operación casi nadie lo recuerda y cada área sigue con sus propias urgencias. El plan existe, pero vive en la carpeta de cinco personas. Para comunicar el plan estratégico al resto del equipo, Scaling Up usa una herramienta propia, el Resumen de la Visión: una página más corta que el plan completo, escrita en el lenguaje de la operación.

El plan completo es para el equipo de liderazgo; el resumen es para todos

El Plan Estratégico en una Página (OPSP, por sus siglas en inglés) tiene siete columnas y mucha información que solo usa el equipo de liderazgo: proyecciones financieras, Profit per X, empujes de tres a cinco años. Entregárselo completo a toda la empresa la confunde más de lo que la alinea.

El Resumen de la Visión toma lo que sí necesita saber cada persona y lo pone en tres bloques. Es una de las Growth Tools de Scaling Up y se llena después del OPSP, nunca antes.

En este video explicamos cómo usar el Resumen de la Visión para comunicar el plan al equipo:

El primer bloque cuenta a dónde va la empresa y por qué

Arriba van los componentes del Core y de la estrategia que no cambian cada trimestre: los Valores Centrales, el Propósito Central, la Promesa de Marca y el BHAG, la meta de 10 a 25 años. Es la parte que le da sentido al resto. Si alguien solo lee este bloque, debería poder explicar en dos minutos qué hace la empresa y hacia dónde va.

El segundo bloque baja el plan a tres horizontes

Las prioridades se ordenan en tres columnas:

• De tres a cinco años: los empujes o capacidades clave que la empresa tiene que construir en el mediano plazo.
• Un año: la prioridad número uno del año y las iniciativas clave para alcanzarla.
• El trimestre: la prioridad número uno del trimestre y las prioridades (las rocas) que la sostienen.

Con esas tres columnas, cualquier persona ve cómo lo que se hace este trimestre empuja la meta del año y la de cinco años.

El tercer bloque lo llena cada área con sus propios números

Debajo de las prioridades queda un espacio en blanco. Ahí cada equipo o cada persona escribe sus KPIs, sus prioridades y su número crítico del trimestre. La pregunta que lo ordena es una sola: ¿cómo aporta mi área al plan de la empresa?

Este bloque convierte el resumen en una herramienta de ejecución. Sin él, el documento queda como un cartel en la pared.

Mobil: del 20% al 80% de la gente que entendía la estrategia

En 1994, la división de mercadeo y refinación de Mobil en Norteamérica hizo una encuesta interna: solo el 20% de su gente entendía la estrategia de la empresa. Bob McCool, que dirigía la división desde 1992, decidió que comunicarla era parte del trabajo del equipo directivo.

La herramienta fue el Balanced Scorecard de Kaplan y Norton. McCool y su sucesor, Brian Baker, lo explicaron en persona, sobre todo en reuniones cara a cara. Lo repitieron en cada ocasión que tuvieron, lo ligaron a la compensación y armaron una conferencia anual con los 125 gerentes principales para revisar objetivos, medidas y metas.

Para 1998, más del 80% de la gente entendía la estrategia. A fines de 1995, el primer año completo con el sistema, la división ya era la más rentable de su industria. Entre 1994 y 1998 el costo de refinar, comercializar y entregar un galón de gasolina bajó 20% y los incidentes de seguridad con días perdidos bajaron 80%.

Fuente: Robert S. Kaplan y David P. Norton, The Strategy-Focused Organization (Harvard Business School Press, 2000), extracto en HBS Working Knowledge (2000).

La lección para una empresa mediana es la misma con otra herramienta: una página simple, explicada en persona y repetida hasta el cansancio.

Así lo trabajamos en ALLAGIS

En las empresas que acompañamos, el Resumen de la Visión sale de la misma planeación anual que produce el OPSP. Recomendamos tres cosas:

• Presentarlo en persona. El director general lo explica en una reunión con toda la empresa en las dos semanas siguientes a la planeación. Un correo con el PDF no alcanza.
• Pedir que cada área llene su bloque. Cada gerente regresa con sus KPIs y su prioridad del trimestre escritos en la misma hoja.
• Usarlo en el ritmo de reuniones. Se revisa en la reunión trimestral y se actualiza la columna del trimestre. Así la hoja sigue viva todo el año.

Errores comunes al comunicar el plan

• Mandar el OPSP completo a toda la empresa. Tiene información que confunde y otra que es confidencial.
• Comunicarlo una sola vez. La gente necesita escucharlo muchas veces antes de usarlo para decidir.
• Dejar el tercer bloque vacío. Sin los números de cada área, nadie ve su parte en el plan.
• No actualizarlo cada trimestre. Un resumen con las prioridades del trimestre pasado le dice al equipo que el plan ya no importa.

Lo que puedes hacer el lunes

• Pregúntale a tres personas de distintas áreas cuál es la prioridad número uno de la empresa este trimestre. Compara las respuestas.
• Toma tu OPSP y pasa a una hoja solo el Core, el BHAG y las prioridades de uno y tres a cinco años.
• Pídele a cada gerente que escriba debajo sus KPIs y su prioridad del trimestre, y revísalos juntos en la próxima reunión mensual.

Sigue profundizando

• El Plan Estratégico en una Página (OPSP), el documento del que sale el resumen
• Las prioridades trimestrales y los KPIs
• La estrategia en una frase y el BHAG
• El ritmo de reuniones y la Decisión de Ejecución

Si mañana le preguntaras a cualquier persona de tu empresa hacia dónde van este año, ¿qué te respondería? En ALLAGIS acompañamos a equipos de liderazgo a construir y comunicar su plan con la metodología Scaling Up. Puedes descargar el Resumen de la Visión y las demás Growth Tools de Scaling Up.

José Muñoz, fundador de ALLAGIS y Senior Coach de Scaling Up.