Equipo: Tabla de Responsabilidades por Proceso (PACe) Scaling Up

Equipo: Tabla de Responsabilidades por Proceso (PACe) Scaling Up

Una de las herramientas de equipo de Scaling Up es PACe (Process Accountability Chart) o Tabla de Responsabilidades por Procesos. Esta tabla tiene como objetivo enlistar quien es accountable por cada uno de los 4 a 9 procesos que manejan el negocio y cómo cada proceso será medido para garantizar el funcionamiento.

Estos procesos pueden incluir el cierre de ventas, contrataciones, generación de clientes potenciales,  cobro de pagos, etc. Casi todos estos procesos pasan por varias funciones, lo cual requiere una coordinación de actividades que se vuelven más complicadas conforme la organización escala. 

Cómo completar la tabla de responsabilidades por proceso (PACe) de Scaling Up

Paso: 1 Reunir al equipo ejecutivo

Se debe reunir al equipo ejecutivo, y aún mejor si es posible incluir a los gerentes de mando medio, luego se debe nombrar o enlistar de 4 a 9 procesos clave para manejar el negocio. Puede que los procesos sean similares en las empresas, pero habrá algunos específicos de la empresa o industria. Algunos ejemplos de procesos son los siguientes: reclutamiento, desarrollo de producto, innovación, creación de contenido, satisfacción del cliente, etc. 

Se debe discutir y llegar a un acuerdo de los 4 a 9 procesos en la organización.

Paso 2: Asignar accountability a cada proceso

Después de llegar a un acuerdo con los procesos, se debe asignar a una persona accountable por cada uno de ellos. Debido a que los procesos pasan por varias funciones, puede que esto sea un poco complicado, pues hay casos en los que hay conflictos internos dentro de las funciones. Para mitigar esto, se debe recordarle al equipo que asignar a alguien como accountable de un proceso no significa que esa persona es el nuevo jefe de todos los involucrados en él y tampoco significa que la autoridad de tomar decisiones de esta persona ha aumentado.

 El trabajo de la persona accountable es monitorear el proceso (tiempo, costo, calidad, etc), y hacerle saber al equipo si hay algún problema, y conducir una reunión regular para arreglar o mejorar el mismo proceso. Estas personas accountables reportarán al director de operaciones. Las personas del equipo de operaciones por lo regular se enfocan en sistemas. Se quiere que el jefe de operaciones sea alguien obsesionado con mapeo de procesos y la mejora de estos.

Paso 3: KPIs

Para que haya un control de cada proceso se deben establecer KPIs para cada uno. Como se hace con la herramienta de FACe (de la que se habla en este blog), la herramienta PACe también requiere que cada proceso tenga sus debidos indicadores que mejoren la salud de este. 

Uno de los KPIs más importantes para un proceso es el tiempo, ya sea que se mida en días, horas, etc. El tiempo aplica casi a todas las industrias, pues usualmente los clientes quieren los productos/servicios mejor, más rápido y/o más baratos. Aunque el tiempo no es el único KPI, este mejora significativamente la eficiencia en los negocios, y por ende la satisfacción del cliente. 

Algunos recursos que pueden mejorar el PACe de la organización.  

Para el mapeo del proceso 

Utilizar post-its de colores para representar cada función (verde para ventas, azul para contabilidad, etc), se deben monitorear los pasos y puntos de decisión conforme el proceso ocurre.  Luego, se debe dar un paso atrás y monitorear el proceso, eliminando pasos innecesarios y removiendo obstáculos.

En el proceso, se deben establecer KPIs específicos en los pasos críticos y puntos de decisiones, así el proceso puede ser monitoreado continuamente. Identificar y documentar el proceso en el negocio provee al equipo de liderazgo con un manual de cómo hacerlo para los nuevos o existentes empleados.

Vale la pena mencionar que es bueno y saludable examinar los procesos cada 90 días como parte de las planeaciones trimestrales. Con esto, la empresa se asegurará de correr sin drama.

Para las listas

Una vez identificado el mapeo de los procesos, se pueden traer a la vida por medio de listas. Las listas son muy valiosas para partes claves de los 4 a 9 procesos, y ayudan a que las cosas correctas pasen. 

 Puedes descargar esta y más herramientas aquí.

P.S. Si te interesa nuestro programa de Scaling Up, tu empresa está creciendo rápidamente y está buscando acelerar ese crecimiento, contáctanos a [email protected]. El programa tomará lugar del 7 al 9 de junio del 2022, en el Hotel Real Intercontinental.