Equipo: Tabla de Responsabilidades por Función de Scaling Up (FACe)

Equipo: Tabla de Responsabilidades por Función de Scaling Up (FACe) 

Una de las herramientas de equipo de Scaling Up es FACe (Function Accountability Chart) o Tabla de Responsabilidades por Función. Esta tabla tiene como objetivo aclarar quiénes son los responsables de escalar el negocio. Esta herramienta de Scaling Up se enfoca en tener a las personas correctas en los puestos correctos en el equipo de liderazgo/la parte superior de la organización. Básicamente la frase: “tener a las personas correctas, en los puestos correctos, haciendo las cosas correctas”. 

Scaling Up asegura que la organización es un reflejo de lo que está pasando en el equipo de liderazgo. Por ejemplo, si el equipo de IT tiene problemas con el equipo de marketing, probablemente exista un problema entre esos dos líderes funcionales en la parte superior. Recordemos aquella frase: el cuello de botella siempre está en la parte superior de la botella.

Regresando a la herramienta de Scaling Up, este cuadro abarca una serie de funciones que toda organización debe tener. Para escalar el negocio, la idea es averiguar qué función en el cuadro delegar después. 

El FACe de Scaling Up pide enlistar 1 o 2 métricas (KPIs) para cada función. Estas métricas son las actividades medibles de cada líder funcional que deben realizar en su día a día. La última columna logra capturar el resultado esperado de cada función (quién es accountable de qué). Cuando se completa el FACe, esta herramienta de una página ayuda al equipo a diagnosticar dónde están las brechas de personas y de desempeño en el equipo de liderazgo.

Cabe mencionar que una regla general  que sostiene Scaling Up: las personas del equipo pueden cambiar de posición en cualquier momento. 

Cómo completar la tabla de responsabilidades por función (FACe) de Scaling Up

1. Funciones

La primera columna enlista una serie de funciones que toda empresa debe tener, aunque también presenta cuadros en blanco para agregar aquellas funciones únicas de tu negocio. Pongamos atención en lo que nos dice Scaling Up: no se enlistan puestos ni títulos, sino las funciones de cada miembro del equipo. 

Esta se empieza con cada uno de los miembros del equipo escribiendo las iniciales de la persona que piensan que es accountable de la función o unidad de negocio. También es aceptable si la función es una subcontratación. En caso de ser una firma subcontratada, Scaling Up acepta enlistar como accountable a la persona principal de la compañía subcontratada. 

Luego en los espacios en blanco debes añadir funciones que pueden ser únicas en tu industria o negocio. También hay un espacio para enlistar los nombres de varias unidades de negocios. 

Por último en esta herramienta de Scaling Up se deben comparar las listas para ver si existe un acuerdo entre los miembros del equipo de liderazgo.

2. Persona responsable

Una vez todos los miembros del equipo de liderazgo están en sintonía de quien es accountable de qué función, Scaling Up plantea estas 4 preguntas para considerar, estas se encuentran en el cuadro morado de la parte inferior de la herramienta.  

¿Hay más de 1 persona en una misma función?

Puede que alguien de ventas comparte accountability con algún otro ejecutivo o miembro del equipo, o que los socios tengan todos la función de presidente ejecutivo. Scaling Up nos dice que la regla en esta columna es que debe haber solo 1 persona accountable de cada función, de otra manera, seguramente habrá confusión. Tener más de 1 nombre en cada cuadro no es un buen signo. 

¿Hay una persona en más de una función?

Scaling Up está consciente que en empresas en crecimiento, los líderes del equipo utilicen distintos sombreros, pero si el nombre de un miembro del equipo aparece 3 o 4 veces, sabemos que una de esas funciones no está teniendo el apoyo suficiente.

¿Hay funciones sin ningún responsable?

Esto sucede más veces de las que podemos imaginar. A veces cuando se pregunta quién es el accountable de X área, el equipo dice: ¡todos! Scaling Up nos recuerda que, cuando todos son los accountables, realmente nadie lo es. Si en un equipo se designa a un líder y este no está realizando las tareas activamente para monitorear el rendimiento del equipo, podemos escoger a alguien más del equipo para realizar esta tarea y rotar el rol cada cierto tiempo. Recordemos nuevamente lo que nos dice Scaling Up: esto no significa que alguna de esas personas sea el jefe, únicamente significa que deben monitorear la situación y reportarla al equipo. 

¿Estás feliz con la persona que tienes en cada función?

Si el líder del equipo o accountable de esa función no está haciendo el trabajo, se debe hacer un cambio. Puede que este líder esté en el lugar incorrecto o esté en demasiados lugares. Puede que haya problemas de rendimiento o puede que una persona tenga todo el talento pero que no encaje en la cultura de la empresa ni en el equipo. 

3. Indicador de referencia (KPI)

La tercera columna que debemos llenar es para enlistar de 1 a 3 KPIs (métricas) para cada una de las funciones enlistadas. Estos con el propósito de ser indicadores principales, que miden las actividades semanales y del día a día de un líder del equipo en particular y que llevan a mejores resultados. Para saber cómo  establecer KPIs puedes visitar este blog en dónde lo explicamos a detalle.

4. Indicador meta (elementos del BS o P&L)

Para esta última columna necesitarás un estado de flujo de efectivo  y un balance general detallado y deberás asignar una persona a cada cuenta. Luego, se debe realizar la misma discusión que se tuvo con el equipo sobre las 4 preguntas en el paso 2. 

¿Hay más de 1 persona en una misma función, en ingresos por ejemplo?

¿Aparece el nombre de 1 persona del equipo en más de 2 cuentas?

¿Hay funciones sin ningún accountable? ¿Hay alguien a cargo de los gastos?

¿Estás feliz con la persona que tienes en cada cuenta?

Scaling Up nos recuerda que accountability, responsabilidad y autoridad son cosas muy distintas. Con las funciones y su persona accountable, la carga se distribuye uniformemente entre el equipo de liderazgo. 

Diferencia entre accountability, responsabilidad y autoridad

Accountability: Es esa persona que lleva el récord del proceso,  quien comunica cuando tareas, equipos o funciones presentan problemas. No significa que esta persona es quien tomará todas las decisiones, o siquiera alguna. Recordemos lo que dijimos previamente en la pregunta número 3: si todos son accountables, nadie es accountable. 

Responsabilidad: Esto cae sobre una persona que tiene la habilidad de responder proactivamente para apoyar al equipo. Esto incluye a aquella persona que toca un proceso o problema en particular.

Autoridad: Esto cae sobre aquella persona o equipo con el poder de tomar una decisión final.
 

Este pequeño ejercicio que nos brinda Scaling Up puede llegar a que los equipos de liderazgo tengan una de las discusiones de responsabilidad más importantes. Se deja en claro quién es el responsable de los ingresos en general, por ejemplo, quien es el responsable de la utilidad neta, de los gastos de telecomunicaciones, etc.

 Puedes descargar esta y más herramientas aquí.

P.S. Si te interesa nuestro programa de Scaling Up, tu empresa está creciendo rápidamente y está buscando acelerar ese crecimiento, contáctanos a [email protected]. El programa tomará lugar del 7 al 9 de junio del 2022, en el Hotel Real Intercontinental.