Tabla de responsabilidades FACe: un dueño por función

En una frase: la tabla FACe (Function Accountability Chart) pone un solo nombre a cada función clave, con 1 a 3 KPIs y un resultado financiero por función. Sirve para descubrir funciones sin dueño, personas con demasiados sombreros y responsabilidades compartidas que en realidad no son de nadie. Es una herramienta central de la Decisión de Personas en Scaling Up.

En muchas empresas medianas el organigrama dice una cosa y el día a día otra. Cuando se cae una venta grande o se dispara un gasto, nadie sabe a quién preguntar. La tabla FACe resuelve eso en una página y en una sesión de equipo.

Este video explica la tabla FACe paso a paso.

¿Qué es la tabla FACe y para qué sirve?

Es la tabla de responsabilidades por función de Scaling Up. Aclara quién responde por cada función que la empresa necesita para escalar. Se llena con el equipo de liderazgo. Lleva a la práctica la frase de la Decisión de Personas: personas correctas, en los puestos correctos, haciendo lo correcto.

Scaling Up sostiene que la organización es un reflejo de su equipo de liderazgo. Si tecnología choca con marketing, lo más probable es que el problema esté entre esos dos líderes. El cuello de botella casi siempre está en la parte de arriba de la botella.

La tabla también ordena la delegación: muestra qué función conviene soltar después para que la empresa siga creciendo. Y las personas pueden cambiar de posición cuando haga falta.

Accountability, responsabilidad y autoridad son tres cosas distintas

• Accountability: la tiene la persona que lleva el registro de la función y avisa cuando algo falla. Puede tomar pocas decisiones o ninguna.
• Responsabilidad: recae en quien toca un proceso o un problema y responde de forma proactiva para apoyar al equipo.
• Autoridad: recae en la persona o el equipo con poder de tomar la decisión final.

La tabla FACe asigna accountability. Por eso lleva un solo nombre por función: si todos son accountable, nadie lo es.

Cómo llenar la tabla FACe en cuatro columnas

1. Funciones

La primera columna trae las funciones que toda empresa necesita. Entre ellas están dirección general, marketing, ventas, operaciones, finanzas, tecnología y recursos humanos. Hay espacios en blanco para agregar las funciones propias de tu industria y tus unidades de negocio.

2. Persona accountable

Cada miembro del equipo escribe, por su cuenta, las iniciales de quien cree que es accountable de cada función. Si la función está subcontratada, se anota a la persona principal del proveedor. Después se comparan las listas: las diferencias son la conversación más valiosa de la sesión.

3. Indicadores (KPIs)

Para cada función se anotan de 1 a 3 KPIs. Son indicadores adelantados: miden las actividades de la semana del líder de esa función y anticipan el resultado.

4. Resultados (estado de resultados y balance)

Con los estados financieros a la mano, se asigna una persona a cada cuenta. Así queda claro quién responde por los ingresos, la utilidad neta o un gasto específico. Después se repiten las cuatro preguntas de la sección siguiente sobre esas cuentas.

Las cuatro preguntas que revelan los problemas del equipo

Al pie de la herramienta, Scaling Up propone cuatro preguntas para revisar los nombres de cada función:

• ¿Hay más de una persona en una función? Pasa cuando dos socios comparten la dirección general. La regla es un solo nombre por función.
• ¿Hay una persona en más de una función? En empresas en crecimiento es normal usar varios sombreros. Si un nombre aparece tres o cuatro veces, alguna de esas funciones está desatendida.
• ¿Hay funciones sin dueño? Cuando la respuesta a "¿quién es accountable?" es "todos", la función está vacía. Alguien del equipo puede vigilarla y reportarla mientras se asigna un dueño.
• ¿Volverías a contratar con entusiasmo a cada persona? Si la respuesta es no, puede estar en el puesto equivocado o fuera de la cultura.

Temple Lifestyle: la FACe que le quitó sombreros al CEO

Temple Lifestyle, de Montreal, desarrolla y distribuye bebidas como el agua de coco Thirsty Buddha. En 2015 tenía 14 personas y su CEO, Chris Magnone, seguía cargando muchas funciones. Con su coach de Scaling Up, el equipo llenó la tabla FACe. Vio quién era dueño de cada función y dónde había huecos.

Formaron un equipo ejecutivo de cinco personas y le pasaron las responsabilidades que cargaba Magnone. Cada función recibió sus KPIs. Los ingresos subieron de 4.1 millones de dólares (2014) a 5.5 millones (2015), un 34% en un año. Fuente: "How A CEO Stopped Trying To Do Too Much, And Unleashed His Team's Power", scalingup.com (2016).

Así lo trabajamos en ALLAGIS: la FACe en la primera sesión

La FACe es de las primeras herramientas que llenamos con un equipo de liderazgo, porque ordena todas las demás. De ella salen los KPIs del ritmo semanal y los dueños de las prioridades. La complementa la tabla de responsabilidades por proceso (PACe).

En esa primera sesión es común encontrar al CEO en más funciones de las que puede sostener. También aparece al menos una función que nadie reclama. Esa lista se vuelve el plan de contratación y delegación del año. Con la tabla llena, el organigrama funcional de la empresa se dibuja casi solo.

Lo que puedes hacer el lunes

• Imprime la tabla FACe y pide a cada miembro de tu equipo de liderazgo que la llene por su cuenta.
• Compara las respuestas en una reunión de una hora y marca cada función con más de un nombre o sin ninguno.
• Asigna un dueño y 1 a 3 KPIs a cada función marcada antes de que termine la semana.

Sigue profundizando

• Organigrama funcional: cómo hacerlo con un dueño por función
• La tabla de responsabilidades por proceso (PACe), su complemento
• Cultura de accountability y qué es un A-Player
• Crecer delegando y cómo construir una empresa autogestionable
• Las 4 Decisiones de Scaling Up

¿Cuántas funciones de tu empresa tienen hoy un solo dueño claro? Puedes descargar la tabla FACe y las demás Growth Tools de Scaling Up aquí.

José Muñoz, fundador de ALLAGIS y Senior Coach de Scaling Up.