Systemology: 7 Pasos para Sistematizar tu Empresa

SYSTEMology es una metodología de procesos empresariales creada por David Jenyns que busca llevar una empresa a ser completamente sistematizada para que así sea replicable, escalable y vendible.

Muchas empresas tienen la intención de sistematizar su organización, pero en la planeación se topan con ciertos mitos que les impiden seguir. Algunos de los mitos más comunes en la sistematización de las empresas son estos:

1. Necesitas crear cientos de procesos para sistematizar tu negocio
2. El fundador es el único que puede sistematizar la empresa
3. Crear sistemas quita mucho tiempo
4. Hay que invertir en software muy complejo y caro para mantener los sistemas y que se cumplan
5. Incluso teniendo los sistemas en pie, nadie los va a seguir
6. La sistematización destruye la creatividad
7. Necesitas sistematizar tu empresa al nivel de McDonalds

¿Has escuchado alguna vez uno de estos en tu empresa cuando intentabas sistematizar tu empresa? Lo cierto es que todos estos mitos tienen una solución. En este blog vas a descubrir cómo evadir cada uno de estos mitos con los 7 pasos para sistematizar tu negocio de SYSTEMology. 

Paso #1 de SYSTEMology: Definir

Nos hemos dado cuenta que uno de los mayores problemas que se enfrentan los empresarios al sistematizar es que piensan que necesitan crear cientos de procesos y poner a todo su equipo a documentar todo lo que hacen.  Esto puede ser abrumante y desesperante cuando lo piensas. Por esto mismo es el primero de los mitos de SYSTEMology. Para lograr pasar este obstáculo es necesario definir los procesos críticos para tu empresa, esos que siguen al dinero, desde que una persona descubre tu empresa, pasando por por la venta, los cobros, el delivery del producto o servicio hasta la recompra. En SYSTEMology le llamamos a esto el CCF (Critical Client Flow). 

Lo primero que debes de hacer es encontrar un producto o servicio y el cliente específico al que va dirigido. Luego debes seguir todo el camino de este servicio o producto, desde la generación del lead por marketing hasta la recompra, y por último ubicar a las personas que hacen esos procesos para extraer el proceso y documentarlo. Una vez tienes esto tienes el primer paso hacia la sistematización de tu negocio. Luego repites con cada producto o servicio en tu empresa haciendole su propio CCF. Cuando ya hayas hecho esto pasas a la última fase, donde sistematizas todos los procesos que no son críticos, como puede ser RRHH o algunos procesos financieros, como hacer reportería. 

¿Cuáles son los procesos críticos de tu empresa?

Paso #2 de SYSTEMology: Asignar

Muchas veces cuando pensamos en levantar procesos para la empresa, o en sistematizar la organización, pensamos en “diseñar” los procesos perfectos. Para esto a veces se contrata un consultor externo que estudie la organización y diseñe procesos para implementar las mejores prácticas, o ponemos a uno de nuestros colaboradores más estructurados a hacerlo. Esta es la clave para diseñar un manual de procesos que se vea muy bien en la repisa pero nadie jamás vaya a verlo. La clave para sistematizar tu empresa está en modelar lo que ya funciona, y luego optimizar. 

Por esto el segundo paso de SYSTEMology es “Asignar” a quién vamos a extraerle el proceso. Con cada proceso crítico que identificamos (como discutimos en el correo anterior), debemos encontrar a la persona en la organización que mejor lo sepa hacer y que de los mejores resultados en eso específico. Por ejemplo, en marketing, si se trata de escribir un blog, vamos a asignar ese proceso al copywriter que haga los blogs que traigan más tráfico a la página web. O en ventas vamos a asignar las llamadas de venta en frío al vendedor que tenga mejor tasa de conversión en ese paso específico del funnel. Lo importante es que luego de definir los procesos claves debemos de asignar la extracción de esos procesos a la persona que mejores resultados traiga en esa tarea específica. 

Si ya estás teniendo buenos resultados es mejor sistematizarlos y volver predecible el que se de ese resultado con tus otros colaboradores creciendo la eficacia de tu empresa, que diseñar nuevos procesos y perder los resultados actuales. Si quieres implementar nuevos procesos que te pueden traer mejores resultados lo ideal es primero probarlos y cuando ya estén dando resultados entonces sistematizarlos. 

Lo más importante en todo esto es… que la persona a la que se le asigne la extracción de estos procesos no sea el fundador de la empresa. Suena contraproducente, si el fundador todavía desempeña un rol. Pero si queremos que la empresa no dependa del fundador debemos de evitar involucrarlo en los procesos del día a día, al menos en la medida de lo posible. Si es necesario asignarle un proceso porque solo ella lo sabe hacer está bien, pero solo si es necesario. No te preocupes por mejorar los procesos en este punto, de eso hablaremos más adelante. 

¿Quiénes son esas personas claves a quienes debes asignar la extracción de los procesos críticos de tu empresa?

Paso #3 de SYSTEMology: Extraer

Cuando entras al proceso de sistematizar tu negocio es muy importante que tengas una pieza clave: un sistema para hacer sistemas. Yo sé que suena gracioso, pero una de las cosas que queremos evitar al sistematizar tu negocio es quitarle agilidad a tu empresa. Queremos ser capaces de integrar nuevos procesos y de optimizar los ya existentes de forma rápida. El tercer paso de SYSTEMology es un sistema para hacer sistemas. 

Idealmente para este momento ya sabes cuales son los procesos críticos en tu empresa y quien es la persona que consigue los mejores resultados en ese proceso.  Sabiendo esto el siguiente paso es extraer ese proceso de la cabeza de la persona. Para esto necesitamos siempre de dos personas: una persona que conozca el proceso, a quien se lo vamos a extraer, y una persona que sepa extraer procesos, a quien en SYSTEMology le llamamos “System Champion”. Esta persona es una mirada externa que permite ver los pormenores del proceso para documentarlos. 

Generalmente cuando documentamos un proceso nosotros mismos de algo que hacemos omitimos las partes “obvias” para nosotros, pero evitar eso es crítico para lograr sistematizar. Entonces, para extraer el proceso de la persona que lo sabe hacer lo que necesitamos es: primero, grabar a la persona haciendo la tarea; segundo, documentar cómo lo hace. Luego le añadimos al proceso los links importantes como recursos para completar el proceso y la grabación, además de añadir otras cosas importantes como si el proceso depende de otra persona para ser completado u otra área.

Y para terminar, una vez documentamos el proceso necesitamos alguien totalmente ajeno que pruebe el proceso para asegurarnos que no olvidamos partes “obvias”. Por ejemplo, alguien de recursos humanos puede probar hacer un proceso de finanzas, o viceversa. Este sistema de hacer sistemas bien implementado en tu empresa te va a permitir levantar nuevos procesos de manera ágil y así sistematizar mucho más fácilmente. 

¿Tienes un sistema para hacer sistemas implementado en tu empresa? ¿Qué tan fácil es para tu organización levantar nuevos procesos?

Paso #4 de SYSTEMology: Organizar

El dinero está en los sistemas, pero, ¿cuál es el banco donde vas a guardar tu dinero? O bueno, más bien, ¿cuál es el software en donde vas a guardar tus procesos? Si eres como la mayoría de empresas tienes tus procesos en un libro gigante en una repisa que rara vez es desempolvado, o tienes los procesos de tu empresa en un sin fin de carpetas en alguna nube y la computadora de tus colaboradores. Es un mito el pensar que necesitas softwares muy complicados y caros para sistematizar tu empresa, solo necesitas dos softwares bien utilizados para poder hacer tu empresa autogestionable. 

Primero, un lugar para guardar tus procesos

Es crucial donde guardas tus procesos, recuerda que allí vas a almacenar el oro de como operar tu modelo de negocio. Más importante que el software que decidas usar solo debes asegurarte que sea intuitivo, bien organizado, que soporte archivos pesados y sobre todo, que puedas asignar permisos. La idea de esto es que tengas centralizados los procesos para que todos sepan de forma sencilla donde encontrarlos, verlos y modificarlos si es necesario. Pero no quieres que todos sepan todos los procesos, solo los que les corresponden, por lo que es muy importante el manejo de permisos. En SYSTEMology usamos systemHUB para almacenar los procesos, el cual ya tiene todas las funcionalidad necesarias. Si decides usar una nube, lo más importante es que te asegures de organizarlo bien y mantener los permisos en orden. 

Segundo, un manejador de proyectos

Lo segundo que necesitas es un lugar donde se pueda mantener el accountability de los procesos. Existen muchísimos de estos softwares con diferentes alcances, como Asana, Trello o Monday. Si ya usas uno excelente, sino, busca el que más se adapte a tus necesidades. Lo que tienes que asegurarte es que sea intuitivo, que tenga las herramientas básicas para generar tareas y subtareas y que puedas asignarlas a un responsable, que puedas agregar links, poder crear templates o duplicar proyectos y que se puedan manejar permisos. Lo que buscamos aquí es poder trasladar los procesos a To Do Lists. Para que luego cada persona que necesite ejecutar el proceso pueda duplicarlo y seguirlo, y que tú como líder puedas ver como van los proyectos sin necesidad de preguntar por actualizaciones. 

Con estos dos softwares vas a poder centralizar la información de como correr tu empresa y la información actual de cómo está corriendo, asegurándote que los procesos se cumplan y tu negocio se vuelva replicable. 

¿Tienes los procesos de tu negocio centralizados y organizados?

Paso #5 de SYSTEMology: Integrar

Tener sistemas documentados es una cosa, lograr que tu equipo los siga es otra totalmente. Muchas empresas se ven enfrentando un gran obstáculo, que las personas no sigan sus procesos, en algunos casos, incluso se topan con el obstáculo que las personas en la organización no quieren documentar procesos. Tener un negocio sistematizado puede ser amenazante para algunas personas. Hay personas que creen que ser los únicos que pueden hacer una tarea en la empresa les da un tipo de seguridad. Hay otras que hacen ver que su trabajo es más difícil de lo que es para no tener más carga de trabajo. Incluso hay algunos que simplemente están acostumbrados a cómo se hacen las cosas y no quieren que cambie. 

Para lograr integrar los sistemas y procesos dentro de tu empresa debemos asegurarnos que las personas en tu equipo “trabajen en base a procesos”. Hay que lograr un cambio de pensamiento, incluso un cambio en la cultura. Para esto debes de lograr atacar todas sus objeciones al momento de hacer la transición. Debes lograr que vean que sistematizar la empresa va a traer muchos beneficios para todos. Por ejemplo, les puedes hacer ver cómo se van a disminuir errores, como van a poder tomar vacaciones más tranquilamente sabiendo que alguien puede cubrir su puesto sin problemas, que la empresa no va a depender de una persona o que se va a reducir el micromanagement. 

Una vez hayas hecho esto debes asegurarte de dirigir desde los procesos. Cuando haya un error debes de recurrir al proceso y arreglarlo, no a la persona. Cuando quieras ver como va un proyecto debes de recurrir a tu software de manejo de proyectos, no preguntar a la persona encargada. Así vas a poder asegurarte que los procesos se están siguiendo y vas a dar el mensaje que aquí se maneja en base a procesos. 

Es un cambio que puede tomar algún tiempo y resistencia, incluso para ti como líder puede costarte hacer el cambio. Pero en el largo plazo te va a dar un negocio replicable y escalable. Va a acabar con la dependencia hacia una persona o un grupo de personas. Y va a crecer el valor de tu empresa y hacer la empresa más atractiva para un posible comprador en el futuro. 

¿Qué cambios tienes que hacer en la forma que diriges tu empresa para implementar la sistematización de tu negocio?

Paso #6 de SYSTEMology: Escalar

¿Alguna vez has escuchado que Steve Jobs siempre se vestía de la misma forma? Esto lo hacía porque el no tener que pensar en cómo vestirse, osea, el no tener que tomar decisiones triviales, le permitía dedicarle más poder cerebral a las cosas que requerían de su creatividad. Zuckerberg, Einstein y Obama son otros ejemplos de personas que han seguido este mismo concepto. Puede haber resistencia en tu empresa de sistematizar, sobre todo para las áreas creativas como marketing. Pero el sistematizar cómo agendar posts en redes sociales te deja mucho más tiempo para ser creativo en qué contenido construir, por ejemplo. 

Ya que nos acercamos a la recta final de la sistematización de tu negocio, es momento de terminar de sistematizar las áreas que habíamos dejado por fuera del CCF, como Recursos Humanos, Finanzas y Gerencia. A estos en SYSTEMology los llamamos procesos de crecimiento. Son esos procesos que no son críticos para hacer dinero, pero sí lo son para crecer tu empresa. Por ejemplo, en el área de finanzas, hacer proyecciones y análisis financiero puede que no sea crítico para operar tu negocio, pero es muy importante para crecer ordenadamente. En el área de recursos humanos, reclutamiento y onboarding no son procesos críticos para operar, pero sí lo son si empezamos a crecer porque vas a tener que aumentar tu capacidad instalada rápidamente. En el área de gerencia, tener un ritmo de reuniones que le permita a tu equipo mantenerse accountable, por ejemplo, es crucial para poder administrar de forma correcta el crecimiento. 

Por supuesto, puede haber alguna área más que hace sentido para tu empresa que no estoy mencionando aquí. Una vez identificas estos procesos de crecimiento es necesario que sigas el mismo proceso que con tus procesos críticos: extrae el proceso, documéntalo y organizalo en tus softwares de manejo de procesos. Debes de enfrentarte con el obstáculo que ya hablamos, el temor de tu equipo de que al sistematizar sus áreas les vas a destruir el proceso creativo, pero recuerda que esto lo que les va a permitir es tener más tiempo para pensar al pasar menos tiempo operando. 

¿Qué procesos no son críticos para operar tu empresa pero sí para crecerla? ¿Estos procesos los tienes identificados y documentados?

Paso #7 de SYSTEMology: Optimizar

 Peter Drucker muy famosamente dijo que lo que se mide se puede mejorar. Si quieres mantenerte mejorando tus procesos es necesario que los midas de forma correcta. En SYSTEMology te aconsejamos crear un "dashboard" que mida el CCF de tu empresa. Si tienes muchos CCFs, SYSTEMology dice que idealmente hay que hacer un "dashboard" por cada uno. Esto significa sacar un KPI por cada proceso y así medir como se está llevando a cabo y si se está haciendo de manera correcta. 

Una vez tienes los datos de los KPIs y métricas de tu CCF lo importante es enfocarte en qué se puede mejorar. ¿Dónde están los puntos débiles? ¿Qué resultado está decayendo? ¿Qué resultado pudiera ser mejor? Una vez identificas qué proceso de tu CCF puede mejorarse, es momento de optimizar. Aquí es donde puedes empezar probar cosas nuevas para agregar a tu proceso. SYSTEMology recomienda primero probar lo nuevo que quieres hacer, medir como cambian los resultados y hasta saber que sí trae mejores resultados, optimizar el proceso en tu manejador de procesos empresariales. 

¿Tienes un sistema de medición y optimización de tus procesos empresariales?

Siguientes pasos

Si quieres implementar SYSTEMology en tu empresa para sistematizarla, y llevarla a ser replicable, escalable y vendible, te invito a que agendes una llamada con nosotros y así discutir el trabajar juntos en sistematizar tu empresa. Puedes agendar una llamada con nosotros aquí. 

P.S. Y cuando estés listo... esta es la forma en que podemos acompañarte a Crecer tu negocio y que sea Autogestionable.

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