Tips para dirigir una sesión de planeación estratégica

Si estás comenzando a pensar en tu sesión de planeación estratégica para el año entrante, estos 12 consejos pueden ayudarte a crear el mejor plan posible para tu organización. 

Previamente enviar un email a los asistentes

Programar una reunión implica mucho más que hacer una lista de asistentes. Comunícate con las personas que atenderán la reunión con al menos 2 semanas de anticipación, aclárales el propósito y los objetivos, compárteles la agenda y los puntos relevantes que serán abordados. Ten en cuenta que aún con semanas de anticipación muchos no llegarán preparados, así que difunde información de apoyo previamente. 

Ten lista toda la información necesaria que sea posible

En una planeación estratégica esto significa comunicar el plan estratégico actual de la empresa e información sobre su estado: métricas, feedback de clientes, estados financieros, comentarios de colaboradores, situación con los proveedores, etc. El objetivo de esto es tener información relevante que permita tomar decisiones significativas. Debe ser una imagen amplia de la organización con una vista de 360 grados para determinar áreas de mejora.

Tener esta información clara y al alcance ayudará a los participantes de la planeación estratégica a prepararse y comenzar con una mente clara y consciente de la situación actual de la empresa. 

Conoce tu rol como líder

Al momento de facilitar una planeación estratégica debes tener en cuenta distintos aspectos a implementar. Recuerda que tu rol en la sesión es vital, y es tu responsabilidad delegar y empoderar al equipo, hacer buen y efectivo uso del tiempo, mantener la discusión activa, facilitar la toma de decisiones, ser claro y paciente. 

Debemos tomar en cuenta que, al momento de dirigir una sesión de planeación estratégica, no será tan sencillo participar activamente en la discusión como lo harían los participantes; parte de delegar y empoderar es considerar la posibilidad de que otros miembros del equipo dirijan partes específicas de la agenda para que puedas sentarte y contribuir. 

Pregunta lo que se deba preguntar

No hay que tener miedo a hacer preguntas, al contrario, esto llevará a un buen desarrollo de la sesión de planeación estratégica, aclarará dudas, generará otras, pondrá a pensar al equipo que deben de empezar a hacer, que deben de seguir haciendo y qué definitivamente tiene que dejarse de hacer y comprometerse a ello. 

Concéntrate en lo que mueve la aguja

Identifica la cantidad de estrategias que harán que la empresa avance significativamente, si estas se llevan a cabo de manera adecuada y se le asignan recursos necesarios. Puede que esta sea tu BHAG (Big Hairy Audacious Goal) o puede que sea otra de tus estrategias. 

Ayuda al equipo a tomar decisiones 

Ayuda al equipo con patrones, tendencias, herramientas, actividades y lógica para que se dirijan hacia los resultados más acertados y probables.

Permite una discusión saludable 

Es realmente difícil dirigir sesiones de planeación estratégica sin completa honestidad. El equipo tiene el derecho de participar en debates constructivos, en donde todos los miembros se sientan cómodos. Debe haber un grado de confianza alto, el cual permita foros de discusión, que abran paso a una conversación saludable y una buena participación. Deben sentirse libres de abordar hechos brutales y enfrentarse entre sí sin miedo a ofender y/o violar políticas de la compañía. Todo esto permitirá un compromiso por parte de cada individuo y se tendrá una discusión abierta y más productiva. 

Realiza planes flexibles

Una organización flexible es capaz de cambiar en respuesta al ambiente que la rodea con un buen enfoque tanto en sus clientes como en sus empleados. Un buen plan estratégico debe evitar la rigidez y optar por la flexibilidad. No debe haber miedo de cambiar aspectos o incluso el plan estratégico según sea necesario. 

Mantén todo claro y simple

Recordemos la importancia de estructurar una estrategia de manera sencilla, todos en la sesión de planeación estratégica deben hablar un lenguaje común con el que se expresa lo que se quiere lograr con la empresa y las acciones a tomar. 

Resume

En aproximadamente 10 minutos, debemos hacer un resumen sobre qué se realizó en la sesión de planeación estratégica; debemos tener clara la misión y qué acciones vamos a realizar en X tiempo para lograrla, el plan que se llevará a cabo y los presupuestos y temas financieros. Por último, definir cuándo se llevará a cabo una próxima reunión para dar seguimiento.

Comunica el plan a todo el equipo 

La comunicación del plan estratégico va atado a la claridad y simpleza de la que hablamos hace 2 puntos. Debes tener un sistema que te permita transmitir la información conversada en la sesión de planeación estratégica de una forma universal y entendible hacia todos los miembros de la organización, no solo los líderes y los que estuvieron presentes en la sesión. Debes capturar la esencia y los puntos claves, sin perder la importancia de dar una información concisa pero amplia sobre lo que se hará en el año. 

Contrata un facilitador externo

Si puedes, contrata a un facilitador externo, alguien que no tenga ningún poder u autoridad en la empresa. Hay muchísimas ventajas de tener un facilitador en una sesión de planeación estratégica: es alguien imparcial, objetivo, con experiencia en manejo de conflictos y resolución de problemas, planean y se preparan y proveen documentación y síntesis de la sesión. 

Al momento de dirigir una sesión de planeación estratégica, hay una serie de retos que se presentan cuando no hay un coach o facilitador, generalmente algún líder del equipo (CEO) tiene que llevarlo a cabo y si lo esta facilitando es importante que tome ambos roles, el de líder y el de facilitador.

Es posible dirigir una sesión sin un coach o facilitador, pues existen muchas herramientas e información con la que te puedes apoyar en caso la estés dirigiendo, pero si sientes que necesitas apoyo, en ALLAGIS te lo brindamos de forma personalizada con coaches certificados por metodologías de clase mundial como Scaling Up.

Puedes revisar el perfil de nuestros coaches aquí o agendar una llamada. 

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