Ejecución: 5 Tips para mejorar tu ritmo de reuniones

Ejecución: 5 Tips para mejorar tu ritmo de reuniones

Las reuniones son una parte esencial para la ejecución de nuestro negocio, aunque para muchas personas, la idea de asistir (o peor aún, organizar) una reunión es suficiente para infundir un sentimiento de molestia o aburrimiento. Para otros, solo es una actividad innecesaria que consume el tiempo. 

¿Cuántas veces has escuchado “esto pudo haber sido un correo''? Cuando no se tiene un ritmo de reuniones, estas tienden a estar mal hechas lo cual resulta en reuniones aburridas, que consumen mucho tiempo y son increíblemente improductivas. Esto no solo es extremadamente costoso para una empresa y su ejecución, sino que también frustrante para todos los involucrados.

Tenemos que mejorar la forma en que hacemos las reuniones y así mejorar nuestra ejecución. Esto significa crear un ritmo de reuniones y saber qué cambios realmente impactan. Finalmente es hora de decirle adiós a las terribles reuniones, marcar el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas y deshacerse del ruido que impide realizar una ejecución adecuada. 

Aquí te dejo 5 tips para mejorar tus reuniones:

1. No debe comenzar a una hora en punto

Así como lo lees, comenzar a una hora en punto, 10:00 por ejemplo, no es tan efectivo como comenzar unos minutos después. Comenzar una reunión a las 10:03, por ejemplo, hace que tu equipo y las personas involucradas en la reunión estén más pendientes de asistir a tiempo. Un efectivo uso del tiempo impacta en la ejecución. 

2. En el caso de reuniones presenciales, deben estar de pie

Para tener una ejecución adecuada, necesitamos un equipo presente. No malinterpretes esto, no le pediremos al equipo que esté de pie por 45 mins. o 1 hora. En caso de las reuniones cortas o diarias como vimos en el ritmo de reuniones, ponerse de pie durante una reunión aumenta la capacidad de atención y la capacidad de brindar una contribución creativa y productiva. 

3. Tener estructuras diferentes para diferentes reuniones 

¿No llevarías lo mismo para un viaje de fin de semana que para un viaje de un mes, cierto? Para mejorar nuestra ejecución, no podemos utilizar la misma estructura para todas nuestras reuniones. Sería tedioso para ambas partes. Como hablamos en el blog de ritmo de reuniones, necesitamos tener diferentes reuniones con diferentes estructuras. Con estas estructuras, la ejecución de cada reunión será eficiente, concisa y productiva.  

4. Las personas deben llegar preparadas 

No sirve de nada tener una reunión si a lo que llegan las personas involucradas es a ver qué se hace. Para la ejecución productiva de una reunión, es vital que el equipo llegue preparado con lo que va a discutir y hacer. Existen softwares y aplicaciones que facilitan la planeación y ejecución, como lo son Metronome Software, Allied Software, ClickUp, etc. Utilizar softwares hará el proceso más fácil y definitivamente mejorará tu ritmo de reuniones. 

5. Tener un timekeeper

Un timekeeper en una reunión es una persona que asume el papel de medir o registrar la cantidad de tiempo necesario para hacer algo. El cronometrador esencialmente ayuda al facilitador a mover al grupo a través de la agenda, reduciendo la cantidad de estrés en el facilitador o líder que está llevando la reunión o discusión. Es común perder la noción del tiempo en las reuniones, sobre todo si la ejecución está siendo productiva. Esto es positivo, pero no significa que debamos tomar mucho más tiempo del agendado. Para nuestro ritmo de reuniones, es necesario contar con una persona que se asegure de que todos cumplan sus tiempos para hablar y nadie domine la conversación. Como mencionamos en el punto uno, un efectivo uso del tiempo impacta en la ejecución. 

 Ahora que hemos aprendido todos estos tips, llegó la hora de lo más importante: ponerlos en práctica. Recuerda que el objetivo de las reuniones no es perder el tiempo del equipo ni reunirse solo porque sí, sino están destinadas a impulsar la ejecución, productividad y la eficiencia. Cuando todos están en la misma página y conscientes de lo que se debe hacer, incluso las tareas más desafiantes se pueden completar. Al momento de planear tu ejecución, recuerda la importancia de tener un ritmo de reuniones adecuado. Si tu equipo se siente comprometido y efectivo, seguramente estás en el camino correcto.

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