Prioridades - Los Proyectos que mueven tu empresa hacia delante

Scaling Up propone 3 disciplinas para una correcta ejecución: Prioridades (o proyectos), Métricas (o KPIs) y Ritmo de Reuniones (o Ritmo de Juntas). Las prioridades deben estar alineadas, las métricas deben ser claras y expectativas y el ritmo de reuniones llevan a mejores y más rápidas decisiones.  

En este blog hablaremos principalmente de las prioridades y sus distintos tipos. En Scaling Up, las prioridades básicamente son proyectos que tienen un inicio, un fin y un entregable único (un documento, una presentación, etc.). El objetivo de las prioridades es enfocarse en lo más importante que debe suceder en tu negocio en un periodo determinado. 

Inicialmente las empresas deben decidir en qué aspectos se van a enfocar en el periodo determinado. Luego, se establecen de 3 a 5 prioridades que serán el centro de ejecución de la empresa para ese periodo y luego se organizan de mayor relevancia a menor en el plan estratégico. 

Con las prioridades ya establecidas, cada persona en el equipo de liderazgo se asigna de 3 a 5 prioridades, las cuales a su vez aportarán a la construcción de las prioridades principales (de empresa). Esto se diluye en los equipos de trabajo, construyendo prioridades que abonen a la ejecución del plan estratégico. Es aquí donde ocurre la magia, ya que es el momento en donde cada persona en la organización sabe de qué manera contribuye a lograr el plan estratégico de la empresa.

Según Scaling Up existen 3 tipos de prioridades: 

• Prioridades estratégicas de 3 - 5 años (key thrusts/capabilities, o Impulsos Clave/Capacidades)
• Prioridades de ejecución de 1 año (Key Initiatives o Iniciativas clave)
• Y Prioridades de ejecución de 1 trimestre (Rocks o Rocas).

Y se dividen en:

• Prioridades de empresa
• Prioridades individuales.

Prioridades estratégicas de 3 - 5 años - Impulsos Clave / Capacidades: 

Las prioridades de 3-5 años deben estar rigurosamente alineadas con la meta a largo plazo de la empresa, lo que hemos llamado BHAG (Big Hairy Audacious Goal) en blogs anteriores de Scaling Up. Estas prioridades son un punto clave para la ejecución y la meta a largo plazo, pues son las que crearán las capacidades adecuadas para cumplirla. Hay que tener en cuenta que en este caso las prioridades son la opción más racional, pues construir un plan para un trecho relativamente largo (3-5 años) no es ideal, debido a la atención al detalle que este requiere.

Un aspecto sumamente importante de las prioridades de Scaling Up es que cada una de ellas debe tener alguien accountable, es decir, alguien responsable de rendir cuentas de cada prioridad. Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas es esta misma rendición de cuentas. Cuando no se establece a alguien a cargo la rendición de cuentas, todos son responsables y, por ende, nadie es responsable.

Prioridades de Ejecución de 1 año - Iniciativas clave:

En el plan anual, se establece lo que será lo más importante para la empresa en el año, a esto se le llamará: Prioridad #1. Todo plan y meta dentro del año gira en torno a esta prioridad. Es útil pensarlo como un tipo de cuadro sinóptico, en donde el año se divide en trimestres, y cada trimestre debe construir y aportar a lo más importante, la prioridad del año.  

Según Scaling Up, se necesita tener números críticos (KPIs) los cuales permitirán tener un control y cálculo del progreso. En estos KPIs, se deciden los indicadores principales que muestran si el equipo va por buen camino en su ejecución o no. Estos indicadores son definidos de forma orientada a las acciones. Por ejemplo, si se quiere informar sobre ventas, el indicador rezagado será la cantidad de estas o el ingreso. Ahora, un indicador de prioridad anticipado podrá ser el número de llamadas de ventas por representante o correos de ventas enviados.

Siempre que se informe sobre números críticos, deben haber 2 que se equilibren entre sí. Si no se realiza de esta manera, las prioridades de Scaling Up pueden verse entorpecidas junto con la ejecución, la empresa puede enfrentarse a una miopía y no tener una imagen clara de la situación del negocio. Por ejemplo, si únicamente hay enfoque en la cantidad de llamadas de ventas y se descuida el indicador de satisfacción del cliente, se puede llegar a un resultado o conclusión errónea. Puede que el número de ventas aumente considerablemente, pero la empresa podría seguir en riesgo de quebrar si el enfoque de las ventas no conduce a la satisfacción del cliente. 

No hay que olvidar que cada prioridad de empresa debe tener a alguien responsable de rendir cuentas, un accountable. 

Prioridades de Ejecución trimestrales - Rocas:

Estas prioridades están orientadas en su totalidad a ejecutar lo más importante del trimestre. Se establecen de 3 - 5 prioridades de empresa, lo cual son lo más importante que tiene que pasar en la empresa en ese trimestre. 

Cada prioridad de empresa debe tener una persona accountable y esa prioridad se convierte en una prioridad individual de la persona que es accountable. 

Se puede implementar un “tema” para que el proceso y las prioridades sean más dinámicas. Esta puede ser una parte amena y un espacio para que la creatividad pueda salir a flote. Se seleccionan temas que se puedan celebrar una vez la meta se haya cumplido. El progreso puede ser visualizado por medio de un marcador con la temática seleccionada.

Prioridades Individuales:

Luego de construir las prioridades más importantes y que todos en la organización saben exactamente hacia dónde va la empresa en el trimestre, Scaling Up dice que es necesario que todos en el equipo de liderazgo construyan de 3 - 5 prioridades individuales. Estas deben ser relevantes hacia las prioridades de la empresa. Y luego disolver a los equipos más abajo. De esta forma todos en la empresa tendrán claridad de cómo contribuyen al plan estratégico. 

Desglose de 13 semanas: 

Tanto para las prioridades de empresa como individuales se realiza un desglose de lo que debe suceder cada semana del trimestre. Cada una de estas debe tener un KPI o entregable único que pueda respaldar el cumplimiento de la prioridad; de esta manera la ejecución será más sencilla.

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