Ritmo de Reuniones de Scaling Up

La mayoría de las disfunciones de una empresa surgen de la falta de comunicación y alineación entre el equipo de liderazgo. Si tu empresa no cuenta con un ritmo de reuniones consistente, puede resultar difícil para todos mantenerse alineados con las prioridades.

Más tiempo empleado en apagar incendios que en definir y comunicar la estrategia de la empresa, decisiones discutidas una y otra vez, falta de confianza entre el equipo, bajo compromiso, pérdida de productividad, etc. Estas son solo algunas señales de la falta de un adecuado ritmo de reuniones.

Entonces, ¿cuál es el secreto para configurar el ritmo de reuniones adecuado para maximizar el tiempo productivo en la planificación, ejecución, resolución de problemas, etc.? ¿Y todo sin sacrificar demasiado el tiempo que todos requieren para realizar su trabajo? En el libro de Verne Harnish -Scaling Up- se desarrolla un ritmo de reuniones eficaz para ahorrar tiempo e incrementar la productividad. Existen 5 tipos de reuniones que tu empresa debe implementar: diarias, semanales, mensuales, trimestrales y anuales. 

Antes que nada, aquí puedes descargar el documento del Ritmo de Reuniones de Scaling Up para que lo puedas evaluar mientras lees el blog.

Diaria

Tiene como objetivo que las cosas se hagan y rápido, se enfoca al equipo en los temas importantes, incluyendo la ejecución. Ocurre todos los días, a la misma hora (de preferencia temprano por la mañana) y en el mismo lugar. En la reunión participan el gerente general y su equipo; esta se lleva a cabo de pie y en rueda, toma entre 10 a 15 minutos. El ritmo de reunión es el siguiente:

Buena noticia (5 minutos): Los miembros del equipo comparten una buena noticia (laboral o personal), una parte muy dinámica del ritmo de reunión. 

Indicadores diarios (2-3 minutos): Se revisan las métricas del día anterior y los objetivos de hoy. Pueden ser metas de ventas, número de clientes nuevos, etc.

¿Qué nos tiene detenidos? (3-7 minutos): Se hace saber al equipo si existe algún cuello de botella que nos limita a hacer las cosas. Pueden ser problemas no resueltos, acciones no ejecutadas, reuniones no realizadas, etc. Este es un aspecto clave en el ritmo de reuniones.

Esta misma reunión debe de replicarse en toda la organización, de forma que se llegue a cascadearse en toda la empresa en los próximos 45 minutos. Así, en una hora toda la empresa va a estar alineada por el resto del día y la información importante ya va a haber sido comunicada.

Semanal

Tiene como objetivo que las cosas se hagan y rápido, se enfoca al equipo en la ejecución. Ocurre cada semana, a la misma hora (antes del almuerzo o al final del día) y en el mismo lugar. En la reunión participan el gerente general y su equipo; toma entre 30 a 60 minutos.  El ritmo de reunión es el siguiente:

Buena noticia (5 minutos): Los miembros del equipo comparten dos buenas noticias, una laboral y una personal.

Los números (5-10 minutos): Se realiza un reporte individual de los indicadores, sin detalles ni excusas. Se muestra gráficamente, pues en el ritmo de reunión es importante tener un elemento visual. 

Retroalimentación de clientes y colaboradores (10 minutos): Se revisan registros de retroalimentación de clientes, buscando temas recurrentes.

Inteligencia colectiva (30 minutos): Discusión y/o lluvia de ideas sobre una prioridad estratégica. La persona responsable de la prioridad presenta el análisis de la situación.

Una frase de cierre (5 minutos): Cada miembro del equipo comparte una frase o palabra que represente su sentir respecto al ritmo de reunión.

 De igual manera que la reunión diaria, cada equipo debe de tener una reunión semanal con el enfoque de rendición de cuentas a modo de que todos los equipos se hagan "accountables" entre sí sobre lo que debería haber pasado en la semana.

Mensual

Tiene como objetivo que las cosas se hagan y rápido, se enfoca al equipo en el aprendizaje. Ocurre cada mes, a la misma hora y en el mismo lugar. En la reunión participan el gerente general y su equipo; toma entre 2 a 4 horas. El ritmo de reunión es el siguiente:

Buena noticia (5 minutos): Los miembros del equipo comparten una historia acerca de alguien de sus colaboradores. 

Revisión del Dashboard (15 minutos): Se revisa el estado de resultados y los Indicadores Clave Progreso en las Prioridades. Cada líder de departamento presenta el estado de sus prioridades.

Discusión “Qué está funcionando / Qué no” (15 minutos): Resultados positivos y negativos de acuerdo a las métricas. Elemento clave del ritmo de reunión.

Lluvia de ideas sobre una oportunidad estratégica (60 minutos): Se comparten ideas de oportunidades estratégicas, temas de aprendizaje interno o externo en el equipo.

Una frase de cierre (5 minutos): Cada miembro del equipo comparte una frase o palabra que represente su sentir respecto al ritmo de reunión.

Trimestral

Tiene como objetivos revisar las prioridades de empresa del trimestre anterior, KPIs, el progreso del tema y el avance de las prioridades trimestrales personales. También se evalúa al equipo, como se están viviendo las disciplinas de ejecución de la empresa. En el ritmo de reunión también se desarrolla el plan estratégico para el siguiente trimestre (prioridades de empresa, KPIs, prioridades individuales). Se desarrolla o actualiza un área del plan estratégico si el tiempo lo permite. El ritmo de reunión es cada trimestre, en un ambiente externo a la oficina e idealmente manejado por un coach. 

Debido a que esta reunión tiene una duración de 1 día, la agenda designa distintos tiempos para aspecto en un horario de 7:45 a.m. a 5 p.m. El ritmo de reunión es el siguiente:

-Buenas noticias e historias destacadas, y de éxito, del trimestre.

-Revisión de prioridades trimestrales de la empresa e individuales, KPIs y avance del tema del trimestre. 

-Re-evaluación, o desarrollo, de un área del plan estratégico. Revisar cómo se ha implementado la ejecución.

-Área de aprendizaje: Se expone un tema de aprendizaje para todo el equipo.

-Desarrollo de las 5 prioridades trimestrales de la empresa y los KPIs para medir su avance. Tema que hemos hablado anteriormente en Scaling Up.

-Establecimiento de metas financieras del trimestre y el tema del que se tratará el próximo trimestre, junto con los KPIs para medirlo (de preferencia 1 hora y 15 mins. del ritmo de reunión).

-Establecer y compartir las prioridades y KPIs personales de cada integrante del equipo.

-Discusión de un tema importante del próximo trimestre.

Anual

Tiene como objetivos revisar las prioridades trimestrales del trimestre anterior, las prioridades anuales del año que pasó, KPIs y lecciones aprendidas.  Revisar elementos clave para el plan estratégico de los próximos 3 a 5 años y KPIs de las prioridades. Discutir y actualizar lo necesario. Discutir lo que se hará con las personas y la cultura en la empresa para el siguiente año. Construir el plan estratégico para el siguiente año, como lo son las Prioridades Anuales de empresa e individuales, KPIs y metas financieras.    

El ritmo de reunión es cada año, en un ambiente externo a la oficina e idealmente manejado por un coach. 

Debido a que el ritmo de reunión es de 2 días en este caso, la agenda designa distintos tiempos para aspecto en un horario de 8:15 a.m. a 6 p.m. el primer día, y de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. el segundo. El ritmo de reunión es el siguiente:

Ritmo de reunión día 1

-Buenas noticias e historias de éxito del año.

-Revisión de los valores de la empresa: si están vigentes al día de hoy, historias de éxito de los valores y planes para implementar los valores el próximo año.

-Revisión de la sanidad del equipo (5 disfunciones de un Equipo, Top Grading, Cultura Organizacional, Denison).

-Revisión de avance de las prioridades de la empresa y personales del trimestre anterior (de preferencia 1 hora del ritmo de reunión).

-Video de aprendizaje y discusión.

-Revisión de BHAG y promesa de marca.

-KPIs y principales 5 prioridades anuales.

-¿Qué aprendimos este año como equipo líder?

-Estrategia, Efectivo y Ejecución.

-El año en una frase o tema del año.

-Desarrollo de KPIs de la empresa y personales del próximo año.

Ritmo de reunión día 2

-Revisión del día 1 y la diferencia entre el pensamiento estratégico y el pensamiento en ejecución.

-Revisión y/o Desarrollo de elementos del Plan Estratégico (Propósito, Ganancias por X, BHAG, Promesa de Marca, KPIs, etc.) (de preferencia 2 horas del ritmo de reunión).

-Cultura, Cuadro organizacional, contrataciones críticas y Desarrollo de equipo de mando medio.

-Revisión y /o Desarrollo de otro elemento del Plan Estratégico (Propósito, Ganancias por X, BHAG, Promesa de Marca, KPIs, etc.)

-Desarrollo de Prioridades Anuales para el siguiente año, tanto de empresa como personales, y los KPIs para medirlas.

Estas pautas ayudarán a planificar el ritmo de reuniones que beneficiarán a tu empresa a largo plazo, y la mantendrán encaminada para crecer con éxito. Muchas empresas tienen una estrategia clara, pero fallan al momento de la ejecución. Sus prioridades no son alcanzadas completamente o de la manera esperada, la empresa no crece mientras que su gente sigue con extensas jornadas de trabajo. La ejecución será exitosa si se tienen: prioridades claras, KPIs claros y un ritmo de reuniones claro.

Las reuniones son un elemento esencial de la ejecución, conducen a una mejor toma de decisiones y aumentan la responsabilidad. En pocas palabras, un ritmo de reuniones claro permitirá cumplir las prioridades de la empresa, claro, es fundamental mantener la constancia. 

 ¿Y tú? ¿Tu ritmo de reuniones le ayuda a tu ejecución?

P.S. Y cuando estés listo... esta es la forma en que podemos acompañarte a Crecer tu negocio y que sea Autogestionable

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