Sistemas y Procesos

Los sistemas y procesos tienen un rol significativo en las empresas, estos sirven como bases que dan soporte a tu negocio tanto en eficiencia como en precisión. Estos dos factores son los que permiten a los líderes monitorear y administrar a su equipo de trabajo sin dejar de estar conectados con el tema operacional y de estrategia. Además, le brindan al equipo de trabajo beneficios como empoderamiento, consistencia, comunicación, crecimiento, entre otros.

Recordemos que, como dice Scaling Up, para poder escalar es necesario estandarizar procesos y sistemas que permitan quitar el peso de la empresa sobre el individuo  y que en su lugar, esta sea replicable.  Scaling Up también nos recuerda que los procesos deben correr de manera simple y sin drama, para que así nos lleven a la rentabilidad líder de la industria. Aquí recordamos la decisión de ejecución, en donde hablamos sobre la fluidez con la que corren los procesos dentro de la organización. Esta decisión de Scaling Up se refiere a la coordinación e integración por parte de los equipos de trabajo, y al acuerdo que llegan las personas para que las cosas pasen y poder así cumplir el objetivo deseado.

Un ejemplo de sistemas y procesos, específicamente en el área de operaciones pueden ser las recetas de McDonald’s; desarrollaron la idea de una “línea de montaje” en la que un menú se podía cocinar más barato y rápido, lo que daría lugar a mayor rotación de clientes. El principal objetivo de la empresa en el área operativa es que el proceso productivo fuera lo más eficiente posible. En otras palabras, el equipo de trabajo produce la máxima cantidad de producto, de alta calidad. 

Ahora que entendemos la importancia de los sistemas y procesos, déjame enseñarte brevemente cómo realizarlos en 7 pasos según SYSTEMology.

Definición

Antes de empezar cualquier sistema, debemos identificar y enfocarnos en los pasos críticos en tu generación, conversión y entrega de clientes potenciales para poder obtener la tracción más rápida. 

Asignación

Debemos identificar los departamentos o equipos de trabajo centrales dentro del negocio; se identifican los jefes de cada uno y se les delega la responsabilidad de registrar cómo se administra esa área del negocio. De esta manera quedará claro qué sistemas deben crearse y quién es el responsable de ellos.

Extracción

En este paso, SYSTEMology trabaja con el equipo de trabajo para capturar cómo está completando y entregando el servicio/producto. Luego se extrae la información del equipo de trabajo y se coloca en la documentación de respaldo. 

Organización

Contar con buenos sistemas es un tema, pero hay que mantenerlos organizados y actualizados, de forma coherente y fáciles de encontrar, para que estos sistemas y procesos sean de utilidad para el equipo de trabajo.

Integración

Con sistemas buenos y organizados, ya es posible integrarlo con el equipo de trabajo. El objetivo es que todos conozcan la manera en que se hacen las cosas en la organización. Se debe fomentar con el equipo de trabajo una mentalidad sistemática.

Escalación

En este paso, SYSTEMology identificará los sistemas críticos para escalar el negocio, incluyendo los sistemas financieros, sistemas de recursos humanos y los sistemas de gestión. Se realiza un enfoque específico para lograr que los sistemas sean correctos.

Optimización

Con sistemas y procesos organizados e integrados, se deben buscar áreas de mejora para aumentar la eficiencia.

Comenzar temprano con sistemas y procesos efectivos ayudará a tu empresa a ser más consistente, productiva, segura y, como desea Scaling Up, a acelerar su crecimiento general. 

En general, tener sistemas y procesos efectivos le permitirá a tu empresa reducir costos, aumentar los ingresos y lograr el crecimiento. Al hacer que un proceso sea más eficiente, se está reduciendo el costo de ejecutar el proceso en sí. Con el tiempo, tu empresa podrá aumentar sus ganancias, ya que el equipo de trabajo podrá optimizar estos recursos para producir constantemente un trabajo de alta calidad. 

 P.S. Y cuando estés listo... esta es la forma en que podemos acompañarte a Crecer tu negocio y que sea Autogestionable.

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