Flujo de caja: qué es, cómo calcularlo y por qué falta dinero aunque haya ventas

En una frase: el flujo de caja es el efectivo que entra y sale de tu empresa en un periodo, y explica por qué una empresa que vende y tiene utilidad puede quedarse sin dinero. En Scaling Up se trabaja dentro de la Decisión de Efectivo, con el Ciclo de Conversión del Efectivo y el Poder del Uno.

Una empresa cierra su mejor trimestre en ventas y el contador reporta utilidad. Dos semanas después, el gerente pide una línea de crédito para pagar planilla. Nadie robó nada ni hubo un error en la contabilidad. El dinero de esas ventas está en bodega y en facturas por cobrar, y para verlo hay que leer el flujo de caja junto con el estado de resultados.

Qué es el flujo de caja y por qué es distinto de la utilidad

El flujo de caja mide el dinero que de verdad entró y salió de la cuenta. La utilidad mide si lo que vendiste deja ganancia, y se registra cuando facturas, aunque el cliente pague a 60 días.

Entre la venta y el cobro pasan cosas que consumen efectivo: compras inventario, pagas sueldos, fabricas, entregas y das crédito. Por eso los dos números casi nunca coinciden. Alan Miltz, coautor del capítulo de efectivo de Scaling Up (2014), lo resume con un dicho de negocios: las ventas son vanidad, la utilidad es cordura y el efectivo es el rey.

En Scaling Up usamos más el término flujo de efectivo. Es lo mismo que la mayoría de empresas de la región llama flujo de caja.

Los tres flujos: operación, inversión y financiamiento

El estado de flujo de efectivo separa el dinero en tres cajones. Leerlos por separado responde de dónde salió el efectivo del periodo.

• Flujo de operación: lo que genera o consume el negocio en su día a día. Cobros a clientes menos pagos a proveedores, planilla, gastos e impuestos.
• Flujo de inversión: lo que se gasta en activos, como maquinaria, vehículos, tecnología o un local, y lo que entra si se vende alguno.
• Flujo de financiamiento: préstamos que entran, deuda que se paga, aportes de los socios y dividendos.

El que más importa es el de operación. Si es negativo varios trimestres seguidos, la empresa está financiando su día a día con deuda o con el dinero de los socios.

Cómo calcular el flujo de caja de operación con tus estados financieros

Se parte de la utilidad y se ajusta por lo que cambió en el capital de trabajo. La fórmula simple es esta:

Flujo de operación = utilidad neta + depreciación − aumento en cuentas por cobrar − aumento en inventario + aumento en cuentas por pagar

Un ejemplo con números redondos, para ver el mecanismo. Una distribuidora gana Q500,000 en el año y registra Q100,000 de depreciación. En el mismo año sus cuentas por cobrar suben Q450,000, su inventario sube Q300,000 y lo que les debe a proveedores sube Q150,000.

Su flujo de operación queda así: 500,000 + 100,000 − 450,000 − 300,000 + 150,000 = Q0. Ganó medio millón y terminó el año con el mismo efectivo con el que empezó. Si además compró un camión, tuvo que pedirlo prestado.

Por qué vender más puede empeorar tu flujo de caja

Porque cada venta nueva pide efectivo antes de devolverlo. Si cobras a 60 días y tienes inventario para 45, cada quetzal de venta adicional se financia durante meses con tu propio dinero o con el del banco.

Miltz comentó en 2021 que en cerca del 40% de las empresas que analiza, crecer en volumen le hace daño al efectivo (podcast Curious Leadership de Dominic Monkhouse, episodio 168). El problema aparece justo cuando el negocio va bien, y por eso tarda en notarse.

La herramienta para medirlo es el Ciclo de Conversión del Efectivo: días de cobro más días de inventario menos días de pago. Mientras más largo, más efectivo pide cada venta.

Apple en 1998: más efectivo con menos ventas

El caso muestra la otra cara del mecanismo: el efectivo se puede liberar desde la operación, aunque las ventas no ayuden.

En su año fiscal 1997, Apple perdió 1,045 millones de dólares y sus ventas cayeron de 9,833 a 7,081 millones. A inicios de 1998 llegó Tim Cook a encargarse de las operaciones. Según Walter Isaacson en Steve Jobs (2011), redujo los proveedores clave de 100 a 24, cerró 10 de sus 19 bodegas y, para septiembre de 1998, el inventario había bajado de un mes a seis días.

Ese año las ventas volvieron a caer, a 5,941 millones. Aun así, Apple pasó de perder 1,045 millones a ganar 309 millones, y su efectivo subió 841 millones, hasta 2,300 millones. El margen bruto pasó de 19% a 25% y los gastos operativos bajaron 32%. Fuente: Apple Computer, Formulario 10-K del año fiscal 1998; Isaacson (2011).

Apple era una corporación enorme y una empresa mediana opera con otros números. Lo que enseña es el orden: primero se ordenaron inventario, costos, gastos y condiciones con distribuidores, y el efectivo llegó sin vender una unidad más. En esos mismos años Apple también recuperó su propósito, una historia que contamos en el caso Apple.

Así trabajamos el flujo de caja en ALLAGIS

Lo trabajamos con el equipo de liderazgo completo, porque las palancas del efectivo las mueven áreas distintas. Ventas negocia los días de cobro, operaciones decide el inventario y compras define los días de pago.

Usamos dos herramientas de la Decisión de Efectivo. El Ciclo de Conversión del Efectivo dice cuántos días tarda en volver cada quetzal. El Poder del Uno calcula cuánto efectivo libera mover un 1% el precio, el volumen, los costos o los gastos, o un día el cobro, el inventario o el pago. Con esos números se eligen las palancas del trimestre y se vuelven KPIs con un dueño cada uno.

Nuestra postura: la utilidad y el flujo de operación se revisan juntos cada mes, en la misma reunión. Cuando solo se mira el estado de resultados, la falta de efectivo se descubre tarde, el día que hay que pedir prestado.

Errores comunes con el flujo de caja

• Leer solo el estado de resultados. La utilidad dice si el negocio gana. El flujo de caja dice si puede pagar el mes siguiente.
• Resolver la falta de efectivo vendiendo más. Con un ciclo de efectivo largo, cada venta nueva agranda el hueco antes de cerrarlo.
• Financiar activos con el flujo de operación. Un camión o una máquina pagados de contado pueden dejar sin caja a la operación.
• Dejar el tema solo a finanzas. Los días de cobro, inventario y pago se deciden en ventas, bodega y compras.

Lo que puedes hacer el lunes

1. Calcula tu flujo de operación del último año con la fórmula de arriba y ponlo al lado de la utilidad.
2. Busca la diferencia. Si la utilidad es mayor, revisa cuánto subieron cuentas por cobrar e inventario. Ahí está tu efectivo.
3. Calcula tu ciclo de efectivo en días y elige una etapa para recortarle días este trimestre, con un dueño en el equipo de liderazgo.

Sigue profundizando

• La Decisión de Efectivo de Scaling Up
• El Ciclo de Conversión del Efectivo y el caso Dell
• El Poder del Uno
• Cash Flow Story, para leer las finanzas de la utilidad al efectivo
• El precio como decisión estratégica

Si tus ventas crecieran 20% el próximo año, ¿sabes cuánto efectivo adicional necesitaría tu empresa para financiar ese crecimiento?

Para trabajar la Decisión de Efectivo con tu equipo, descarga las Growth Tools de Scaling Up, que traen la herramienta del Ciclo de Conversión del Efectivo.

José Muñoz, fundador de ALLAGIS y Senior Coach de Scaling Up.