Organigrama funcional: cómo hacerlo y darle un dueño a cada función

En una frase: el organigrama funcional ordena la empresa por funciones (ventas, operaciones, finanzas, talento) y le pone un responsable a cada una, para que se sepa quién responde por cada resultado. En Scaling Up se dibuja con la tabla de responsabilidades por función (FACe), dentro de la Decisión de Personas.

Una empresa de 60 personas tiene organigrama colgado en la pared. Cuando un cliente grande se queja, el gerente de ventas culpa a operaciones y operaciones culpa a compras. El organigrama dice quién reporta a quién, y no dice quién responde por la entrega a tiempo. Para eso sirve el organigrama funcional: primero las funciones, después los nombres.

Qué es un organigrama funcional

Es un mapa de la empresa agrupado por funciones. Cada caja es un área de trabajo especializada, con una persona al frente que responde por sus resultados. Las funciones típicas de una empresa mediana son dirección general, ventas, marketing, operaciones, compras, finanzas, talento y tecnología.

Se diferencia del organigrama jerárquico en lo que muestra. El jerárquico dibuja personas y líneas de reporte. El funcional dibuja el trabajo que la empresa necesita para cumplir su promesa, y después pone un nombre en cada parte.

Es el diseño más común en empresas medianas: junta a los especialistas y evita duplicar áreas. Su riesgo también es conocido: cada función mira su propio número y nadie mira el proceso completo.

Por qué conviene dibujar las funciones antes que los nombres

Porque así aparecen los huecos. Un organigrama dibujado con las personas que ya están refleja la historia de la empresa. El socio que se quedó con compras, el gerente que heredó logística, el área que creció alrededor de alguien.

Cuando se dibujan primero las funciones que la estrategia necesita, se ven tres cosas que el organigrama de personas esconde:

• Funciones sin dueño. Marketing o talento que "hace todo el mundo" y nadie responde.
• Personas con demasiadas funciones. Casi siempre el dueño o el gerente general.
• Funciones con dos dueños. Dos socios que dirigen ventas a la vez, y el equipo no sabe a quién hacerle caso.

Cómo hacer un organigrama funcional en cuatro pasos

1. Lista las funciones, sin pensar en personas. Parte de las básicas y agrega las propias de tu industria o de tus unidades de negocio.
2. Pon un solo nombre en cada función. El de quien responde por el resultado, aunque haga poco del trabajo. Si la función está subcontratada, va el contacto principal del proveedor.
3. Dale a cada función de 1 a 3 KPIs y las cuentas del estado de resultados y del balance que le tocan. Sin indicador, la función queda en el papel.
4. Dibuja las líneas de reporte al final. Con las funciones claras, la jerarquía se ordena sola. Ahí se nota dónde falta una capa de gerencia.

Un ejemplo con datos ilustrativos, para una distribuidora de 60 personas:

La tabla muestra lo que el organigrama de la pared escondía. El CEO carga marketing, operaciones carga compras y talento no tiene dueño.

Apple en 1997: una empresa grande organizada por funciones

El caso muestra hasta dónde puede llegar el diseño funcional. Cuando Steve Jobs volvió a Apple en 1997, la empresa estaba dividida en unidades de negocio. Cada una tenía su propio estado de resultados y su gerente general: productos Macintosh, aparatos de información y servidores, entre otras.

En su primer año como CEO, Jobs despidió en un solo día a los gerentes generales de todas las unidades. Puso a toda la empresa bajo un solo estado de resultados y juntó los departamentos de cada unidad en una sola organización funcional. Desde entonces, los vicepresidentes senior dirigen funciones. El CEO es el único puesto del organigrama donde se juntan diseño, ingeniería, operaciones, marketing y tiendas.

Con esa estructura, Apple pasó de unas 8,000 personas y 7,000 millones de dólares de ventas en 1997 a 137,000 personas y 260,000 millones en 2019. Según los autores, el principio del diseño es que quien más sabe de un dominio tenga el derecho de decidir sobre él.

Fuente: Joel M. Podolny y Morten T. Hansen, "How Apple Is Organized for Innovation", Harvard Business Review, noviembre y diciembre de 2020.

Apple es una corporación enorme y una empresa mediana opera con otra escala. Lo que enseña sirve igual: cuando cada función tiene un dueño que la domina, las decisiones se toman donde está el conocimiento.

Así trabajamos el organigrama funcional en ALLAGIS

Lo trabajamos con la tabla FACe de Scaling Up, el organigrama funcional convertido en herramienta. Lleva una fila por función, un nombre, sus KPIs y sus cuentas del estado de resultados. Cada miembro del equipo de liderazgo la llena por su cuenta y después se comparan las respuestas. Las diferencias son la conversación más útil de la sesión.

En esa primera sesión es común encontrar al CEO en más funciones de las que puede sostener. También aparece al menos una función que nadie reclama. Esa lista se vuelve el plan de delegación y de contratación del año, y conecta con cómo crecer delegando.

La FACe ordena las funciones. Los procesos que cruzan varias funciones, como del pedido al cobro, se ordenan con la tabla de responsabilidades por proceso (PACe). Nuestra postura: la FACe se revisa cada año en la planeación. También cada vez que la empresa agrega una capa de gerencia o una línea de negocio.

Errores comunes con el organigrama funcional

• Dibujar el organigrama alrededor de las personas. Se termina inventando puestos a la medida y escondiendo funciones vacías.
• Poner dos nombres en una función. Si dos personas responden, en la práctica no responde ninguna.
• Dejar las funciones sin indicador. El organigrama se cuelga en la pared y no cambia ninguna decisión.
• Olvidar los procesos que cruzan áreas. Cada función cumple su número y el cliente igual recibe tarde. Para eso está la PACe.

Lo que puedes hacer el lunes

1. Escribe la lista de funciones de tu empresa en una hoja, sin nombres.
2. Pide a cada miembro de tu equipo de liderazgo que ponga, por su cuenta, el nombre de quien responde por cada una.
3. Comparen las hojas en una reunión de una hora. Marquen las funciones con dos nombres o con ninguno, y las personas que aparecen tres veces o más.

Sigue profundizando

• Tabla de responsabilidades FACe: un dueño por función
• Tabla de responsabilidades PACe: un dueño por proceso
• KPIs para empresas: qué medir y cuántos
• Cultura de accountability
• La Decisión de Personas de Scaling Up

Si mañana se cayera la venta más grande del mes, ¿todo tu equipo sabría a quién preguntarle?

Para dibujar el organigrama funcional con tu equipo, descarga las Growth Tools de Scaling Up, que traen la tabla FACe y la PACe.

José Muñoz, fundador de ALLAGIS y Senior Coach de Scaling Up.